تعلم الوورد 2010 خطوة بخطوة

الخطوة 1

دروس في الوورد 2010

الخطة الأولى


Découverte et lancement de Word

Dans ce premier chapitre, vous allez faire connaissance avec votre traitement de texte Word. Au fil des lignes, vous aurez un bref aperçu des différentes versions de ce traitement de texte, depuis sa version 1, apparue en 1989 jusqu'à sa version 2010, sortie en… 2010 ! Vous découvrirez les avantages de Word, vous apprendrez à le lancer et vous prendrez connaissance des éléments qui composent sa fenêtre.

La lecture de ce chapitre n'est pas obligatoire, mais elle a l'avantage d'introduire les termes qui seront utilisés tout au long de la formation. Je vous conseille fortement de le parcourir, en particulier si votre ancien traitement de texte était Word 2003 ou une application provenant d'un éditeur autre que Microsoft.

Word, de la version 1 à la version 2010

À moins que vous n'ayez vécu en ermites depuis des années, vous avez forcément entendu parler de Word, le traitement de texte vedette de Microsoft. Apparu en 1989 sur les ordinateurs PC fonctionnant sous Windows 3.0, Word en est aujourd'hui à sa version 2010. Sur la figure suivante, vous pouvez voir l'évolution de l'interface de Word entre la première version de 1989 et celle de 2010.

Évolution de l'interface de WordÉvolution de l'interface de Word

Si la fonction de base de Word, à savoir « saisir, mettre en forme, imprimer et conserver des documents contenant du texte », n'a pas changé depuis toutes ces années, les possibilités qu'il offre ont en revanche bien évolué. Aujourd'hui, les documents Word sont capables de contenir bien plus que du texte. Il est ainsi possible d'y insérer des illustrations, des photos, des graphiques, des effets typographiques, des liens qui renvoient vers d'autres documents ou encore qui permettent d'envoyer un message électronique à l'auteur du document.

En 1993, Microsoft Word a été intégré à la famille Microsoft Office. Cette « suite logicielle » est composée de plusieurs applications Microsoft, dont les fameux Word et Excel. Depuis, les différentes versions de Word sont en symbiose avec les autres applications de la suite et, en particulier, avec le tableur Microsoft Excel : cela permet d'insérer très simplement des graphiques de tout type dans un document Word pour illustrer des séries de données numériques.
Au fil des pages, ce livre va passer en revue les immenses possibilités de Word et vous montrer comment réaliser des documents de grande qualité.

Lancement de Word

Il existe différentes manières de lancer Word. Je vais vous en présenter quatre principales, mais gardez à l'esprit que cette liste n'est pas exhaustive :

  • La façon la plus conventionnelle de lancer Word consiste à utiliser le menu Démarrer. Cliquez successivement sur Démarrer > Tous les programmes > Microsoft Office > Microsoft Word (voir figure suivante).

  • Si vous utilisez Windows 7 ou Vista, vous pouvez également cliquer sur Démarrer, taper Word dans la zone de recherche puis cliquer sur Microsoft Word, dans la partie supérieure du menu Démarrer (voir figure suivante).

  • Si vous utilisez fréquemment Word, son icône est peut-être directement disponible dans la partie gauche du menu Démarrer. Dans ce cas, il suffit de cliquer dessus pour lancer l'application (voir figure suivante).

  • Enfin, si une icône de Word se trouve sur le Bureau de Windows, vous pouvez faire un double-clic dessus pour ouvrir l'application (voir figure suivante).

Lancement conventionnel de WordLancement conventionnel de WordLancement de Word via la zone de rechercheLancement de Word via la zone de rechercheLancement de Word via le menu DémarrerLancement de Word via le menu DémarrerLancement de Word via son icôneLancement de Word via son icône

La fenêtre de l’application

Pour bien utiliser Word, il est important d'appréhender son interface, c'est-à-dire les divers éléments qui constituent la fenêtre de l'application (voir figure suivante).

Les divers éléments de la fenêtre de WordLes divers éléments de la fenêtre de Word

La zone de travail

La zone de saisie du document occupe la partie centrale de la fenêtre. Une barre verticale clignotante, appelée « point d'insertion », indique l'endroit où apparaîtra le prochain caractère tapé au clavier. Si la zone de saisie n'est pas assez étendue pour afficher la totalité du document, vous pouvez utiliser les barres de défilement verticale et horizontale pour vous déplacer dans le document (voir figure suivante).

Les barres de défilement de WordLes barres de défilement de Word

La barre d’outils Accès rapide

La barre d'outils Accès rapide est située dans l'angle supérieur gauche de la fenêtre. Elle permet d'accéder en un clic aux fonctionnalités que vous utilisez le plus souvent. Comme le montre la figure suivante, elle contient par défaut trois icônes :

  • Enregistrer, pour enregistrer le document en cours d'édition ;

  • Annuler pour annuler la ou les dernières actions ;

  • Répéter pour répéter la ou les dernières actions.

La barre d'outils Accès rapide par défautLa barre d'outils Accès rapide par défaut

Cette barre d'outils peut être personnalisée. Ainsi, vous pouvez y ajouter de nouvelles icônes ou supprimer les icônes existantes. Cliquez sur la petite flèche affichée à droite de la barre d'outils Accès rapide : cela ouvre un menu où, comme le montre la figure suivante, les entrées précédées d'une coche correspondent aux icônes présentes dans la barre d'outils.

Les trois commandes par défaut sont précédées d'une cocheLes trois commandes par défaut sont précédées d'une coche

Pour ajouter une nouvelle icône, il vous suffit de cliquer sur la commande correspondante. Par exemple, cliquez sur Ouvrir pour ajouter l'icône Ouvrir à la barre d'outils Accès rapide (voir figure suivante).

L'icône Ouvrir a été ajoutéeL'icône Ouvrir a été ajoutée

Pour supprimer une icône de la barre d'outils Accès rapide, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et, dans le menu, choisissez Supprimer de la barre d'outils Accès rapide (voir figure suivante).

L'icône Ouvrir est sur le point d'être suppriméeL'icône Ouvrir est sur le point d'être supprimée

Les commandes affichées en cliquant sur la flèche de la barre d'outils Accès rapide ne sont pas les seules qui peuvent y être ajoutées. Nous reviendrons en détail sur la personnalisation de cette barre d'outils un peu plus loin dans cet ouvrage.

Le Ruban

Le Ruban a fait son apparition dans la suite Office 2007, où il avait été intégré à certaines applications seulement. Aujourd'hui, Microsoft l'a étendu à tous les outils de la suite Office. Conçu pour faciliter la vie des utilisateurs, il a marqué une rupture et a rapidement dérouté tous les habitués du système de menus disponible depuis les premières versions de Word.

Première approche et fonctionnement général

Le Ruban est constitué d'onglets, de groupes et d'icônes, comme indiqué dans la figure suivante.

Les onglets et les groupes du RubanLes onglets et les groupes du Ruban

Un seul onglet peut être actif à la fois. Les icônes affichées dans le Ruban sont celles de l'onglet actif. Par exemple, dans la figure suivante, ce sont les icônes de l'onglet Accueil qui sont accessibles à l'utilisateur.
Les groupes thématiques sont constitués de plusieurs icônes correspondant à des fonctionnalités qui ont un rapport les unes avec les autres. Par exemple, dans l'onglet Accueil, le groupe Police contient des icônes en rapport avec la police de caractères du texte sélectionné ou du mot dans lequel se trouve le point d'insertion (voir figure suivante).

Le groupe Police de l'onglet Accueil du RubanLe groupe Police de l'onglet Accueil du Ruban

Vous pouvez ainsi choisir la police, la taille et les attributs des caractères : gras, italique, souligné, couleur, indice, exposant, etc.
Certaines icônes ont un effet immédiat lorsque vous cliquez dessus. Ainsi, dans le groupe Police, il vous suffit de cliquer sur l'icône Gras pour que le texte sélectionné apparaisse en gras dans le document.
D'autres icônes sont suivies d'une petite flèche orientée vers le bas : un clic sur l'icône permet d'utiliser la fonction associée, tandis qu'un clic sur la flèche donne accès à des fonctionnalités complémentaires. La figure suivante illustre ces deux possibilités sur l'icône Souligné du groupe Police.

Accès aux fonctions rattachées à une icône du RubanAccès aux fonctions rattachées à une icône du Ruban

Dans la partie inférieure droite de certains groupes, une petite icône donne accès à des fonctionnalités complémentaires. Vous cliquerez sur cette icône si la fonctionnalité à atteindre n'est pas directement disponible dans le Ruban, comme illustré à la figure suivante.

Accès aux fonctions complémentaires du groupe PoliceAccès aux fonctions complémentaires du groupe Police

À quoi s’appliquent les contrôles du Ruban ?

Eh bien… tout dépend des contrôles !

  • Certains contrôles concernent le document dans son intégralité. C'est par exemple le cas des contrôles de l'onglet Mise en page, qui définissent la mise en page du document.

  • D'autres s'appliquent au point d'insertion. Ainsi, les icônes de l'onglet Insertion permettent d'ajouter un élément à l'emplacement du point d'insertion.

  • Enfin, d'autres concernent l'élément sélectionné, qu'il s'agisse d'un texte, d'une image ou d'un autre élément. C'est par exemple le cas des icônes de l'onglet Accueil.

Comme vous le voyez, il n'est pas possible de répondre d'une façon unique à cette question. Néanmoins, les réponses sont la plupart du temps logiques et faciles à déduire.

Comment s’y retrouver dans le Ruban ?

Comme je l'ai dit précédemment, le Ruban est composé d'onglets, de groupes et d'icônes. Tout ce petit monde cohabite de façon hiérarchique.
L'onglet Accueil contient les groupes et icônes que vous êtes susceptibles d'utiliser le plus couramment. Si vous voulez accéder à une fonctionnalité dont l'icône n'est pas disponible dans l'onglet Accueil, posez-vous la question suivante : « Qu'est-ce que je veux faire au juste ? » En effet, chaque onglet correspond à des actions différentes.

Vous voulez

Allez dans l'onglet

Agir sur la mise en forme (polices, paragraphes, styles)

Accueil

Insérer un élément dans le document

Insertion

Agir sur la mise en page du document

Mise en page

Insérer une référence (note de bas de page, index, etc.)

Références

Réaliser un publipostage

Publipostage

Travailler en collaboration avec d'autres personnes

Révision

Agir sur l'affichage du document sur l'écran

Affichage

Si certains termes de ce tableau ne vous sont pas familiers, ne désespérez pas : plus votre connaissance de Word s'améliorera, plus vous serez à même de comprendre ces termes et d'en voir toutes les implications…

Si vous avez connu Word 2003 ou XP, comment ne pas perdre pied avec le Ruban de Word ?

Vous avez décidé de franchir le pas et de délaisser Word 2003 pour une version plus récente ? Félicitations ! Cependant, vous vous trouvez complètement perdus devant l'absence du système de menus et l'apparente complexité du Ruban ? N'ayez crainte, Microsoft a pensé à vous. Rendez-vous sur la page de correspondance et cliquez sur Ouvrir le guide Word.

Après quelques instants, vous vous trouvez face à une fenêtre de Word 2003 affichée dans votre navigateur.

Pour trouver l'icône qui correspond à une commande de menu Word 2003, il vous suffit d'ouvrir le menu correspondant et de pointer la commande. Comme le montre la figure suivante, la commande Word 2003 Image > À partir du fichier dans le menu Insertion est accessible en basculant sur l'onglet Insertion et en cliquant sur Image dans le groupe Illustrations.

Accès dans Word 2010 à une commande Word 2003Accès dans Word 2010 à une commande Word 2003

Vous pouvez également connaître l'équivalent des icônes affichées dans les barres d'outils de Word 2003. Pour cela, il suffit de pointer l'icône de votre choix. Comme le montre la figure suivante, l'icône Word 2003 Colonnes correspond à l'icône Colonnes du groupe Mise en page, dans l'onglet Mise en page du Ruban.

Équivalent Word 2010 d'une commande Word 2003Équivalent Word 2010 d'une commande Word 2003

Pour assurer la transition entre Word 2003 et une version plus récente, vous pouvez si nécessaire installer une application sur votre ordinateur. Cliquez sur le bouton Installer et conformez-vous aux indications données par l'assistant d'installation. Quelques instants plus tard, l'application sera accessible avec le menu Démarrer ou par une icône déposée sur le bureau de Windows.

Si l'application dont nous venons de parler ne vous convient pas, vous pouvez également télécharger une feuille de calcul Excel qui donne toutes les concordances entre les commandes de menu de Word 2003 et les icônes du Ruban de Word 2010.

Excel doit bien sûr être installé sur votre ordinateur pour lire ce fichier.

Cliquez successivement sur le lien Obtenir les classeurs de référence des correspondances menu-Ruban, puis sur l'icône Word 2010 : classeur Excel 2010, et enfin sur l'icône Télécharger. Le classeur contient autant de feuilles qu'il y a de menus dans Word 2003. Sélectionnez la feuille correspondant au menu dont vous voulez connaître les équivalents et faites défiler la fenêtre de visualisation jusqu'à atteindre la commande recherchée (voir figure suivante).

Correspondances Word 2003/Word 2010 dans un classeur ExcelCorrespondances Word 2003/Word 2010 dans un classeur Excel

Utiliser des raccourcis clavier pour accéder au Ruban

Certaines icônes du Ruban sont accessibles par une combinaison de touches du clavier. Pour savoir si un raccourci clavier est associé à une icône en particulier, il suffit de pointer cette icône avec la souris. S'il existe, l'éventuel raccourci clavier est affiché dans une bulle d'aide juste à côté du pointeur, comme illustré à la figure suivante.

Le raccourci Ctrl+U est associé à l'icône SoulignéLe raccourci Ctrl+U est associé à l'icône Souligné

Si vous n'êtes pas habitué à utiliser des raccourcis clavier, sachez qu'un raccourci est généralement composé d'une ou plusieurs touches bascule (Ctrl, Alt, Maj) et d'un caractère alphanumérique. Pour utiliser le raccourci Ctrl+U par exemple, appuyez et maintenez enfoncée la touche Ctrl, appuyez sur la touche U, puis relâchez les deux touches enfoncées.

Pour utiliser le raccourci Ctrl+Maj+E, qui correspond à l'icône Taille de police située dans le groupe Police, onglet Accueil, appuyez et maintenez enfoncées les touches Ctrl et Maj, appuyez sur E et relâchez les touches enfoncées.

Toutes les icônes du Ruban sont accessibles avec le clavier, y compris celles auxquelles aucun raccourci-clavier n'est associé. Pour trouver la séquence de touches à utiliser, appuyez sur la touche Alt du clavier : de petites lettres apparaissent au niveau de la barre d'outils Accès rapide et des onglets du Ruban, comme illustré à la figure suivante.

Des lettres correspondant aux raccourcis apparaissent dans la barre d'outils Accès rapide et dans le RubanDes lettres correspondant aux raccourcis apparaissent dans la barre d'outils Accès rapide et dans le Ruban

Supposons par exemple que la commande à atteindre se trouve dans l'onglet Insertion du Ruban. Appuyez sur la touche S puis relâchez-la. L'onglet Insertion est automatiquement sélectionné et de nouvelles lettres apparaissent sous les icônes de cet onglet, comme illustré à la figure suivante.

La lettre S correspond à l'icône ImageLa lettre S correspond à l'icône Image

Supposons que vous voulez cliquer sur l'icône Image : appuyez sur la touche 5 du clavier pour simuler ce clic.

Je pense que vous avez compris le principe. Pour en être tout à fait sûr, ouvrez Word et affichez le document en mode Paysage… sans utiliser la souris bien entendu !
Pour parvenir au résultat demandé, vous devez enfoncer puis relâcher la touche Alt, puis appuyer successivement sur G, X, Bas puis Entrée.

L'écran Backstage

L'écran Backstage (voir figure suivante) est une nouveauté de Word 2010. Il correspond à l'onglet Fichier du Ruban. Lorsque vous sélectionnez cet onglet, cela affiche de nombreuses fonctions relatives à la gestion du document en cours d'édition.

L'écran BackstageL'écran Backstage

Les fonctions regroupées dans l'écran Backstage sont centrées sur le document : ouverture, fermeture, enregistrement, impression et partage par exemple.
En fonction de la tâche que vous voulez accomplir, sélectionnez une entrée sous l'onglet Fichier :

  • Enregistrer pour enregistrer le document en cours d'édition ;

  • Enregistrer sous pour enregistrer le document en cours d'édition sous un autre nom ou dans un autre dossier ;

  • Ouvrir pour ouvrir un autre document Word existant ;

  • Fermer pour fermer le document en cours d'édition ;

  • Informations pour obtenir diverses informations sur le document en cours d'édition ;

  • Nouveau pour créer un nouveau document ;

  • Imprimer pour afficher l'aperçu avant impression ou imprimer le document en cours d'édition ;

  • Enregistrer et envoyer pour partager le document par e-mail, SkyDrive, SharePoint ou dans un billet de blog ;

  • Aide pour accéder à l'aide de l'application ;

  • Options pour accéder à tous les paramètres relatifs à l'application ;

  • Quitter pour fermer Word.

Nous reviendrons en détail sur chacune de ces entrées. Pour l'instant, il vous suffit de savoir que :

  • Toutes les commandes concernant l'ouverture, la fermeture, l'enregistrement, l'impression et le partage du document sont regroupées dans un même endroit appelé « écran BackStage ».

  • Cet écran est accessible en sélectionnant l'onglet Fichier dans le Ruban.

Les modes d’affichage

Lorsque vous lancez Microsoft Word, un document vierge appelé Document1 est affiché et un curseur clignotant vous invite à saisir du texte. Ce document est affiché en mode Page. Plusieurs autres modes d'affichage sont possibles. Chacun présente des avantages et des inconvénients.

  • En mode Brouillon, les images ne sont pas affichées. Une zone de styles permet éventuellement de repérer les styles des paragraphes.

  • En mode Page, le document apparaît tel qu'il sera imprimé.

  • En mode Web, le document apparaît tel qu'il serait affiché dans une page Web. En particulier, le texte occupe toute la largeur de la fenêtre.

  • En mode Plan, les niveaux de titres du document apparaissent sous une forme hiérarchique. Vous pouvez développer un titre pour afficher son contenu.

  • En mode Lecture plein ecran, le document utilise toute la surface de l'écran pour être facilement lisible.

Pour vous permettre de juger par vous-même, la figure suivante représente l'allure d'un même document affiché dans les différents modes proposés par Word.

Le même document dans chacun des modes d'affichage de WordLe même document dans chacun des modes d'affichage de Word

À vous de trouver le mode qui correspond à ce que vous voulez faire. Généralement :

  • la structure du document est définie en mode Plan ;

  • le document est saisi en mode Page ou Brouillon ;

  • il est lu en mode Lecture plein écran.

Pour choisir un mode d'affichage, vous utiliserez les icônes affichées dans la partie droite de la Barre d'état, comme illustré dans la figure suivante.

Ces icônes permettent de changer facilement le mode d'affichageCes icônes permettent de changer facilement le mode d'affichage

La Barre d’état

La Barre d'état (voir figure suivante) se trouve dans la partie inférieure de la fenêtre de Word. Elle est essentiellement utilisée pour :

  • déplacer rapidement le point d'insertion au début d'une page du document ;

  • obtenir des statistiques sur le document ;

  • changer le mode d'affichage ;

  • agir sur le zoom pour augmenter ou diminuer la taille des éléments affichés dans le document.

La Barre d'état de WordLa Barre d'état de Word

Pour déplacer le point d'insertion, cliquez sur la première zone de la barre d'état. Cela ouvre une boîte de dialogue intitulée Rechercher et remplacer, dans laquelle l'onglet Atteindre est sélectionné. Entrez le numéro de la page voulue et cliquez sur Atteindre. Dans la figure suivante, cette boîte de dialogue est utilisée pour atteindre la page 12.

Accès rapide à la page 12 du documentAccès rapide à la page 12 du document

Pour avoir des statistiques sur le document en cours d'édition, cliquez sur la deuxième zone de la Barre d'état. Une boîte de dialogue intitulée Statistiques indique le nombre de pages, de mots, de caractères, de paragraphes et de lignes : c'est très pratique si vous devez écrire un résumé de texte ou un article dont la taille est calibrée (voir figure suivante).

Les statistiques du documentLes statistiques du document

Je n'ai aucune icône Statistiques dans la barre d'état. Comment la faire apparaître ?

Cliquez sur la barre d'état avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Statistiques dans le menu contextuel.

Pour avoir des statistiques sur une partie seulement du document, il suffit de la sélectionner avant de cliquer sur la zone Mots de la Barre d'état.

Le changement de modes d'affichage se fait en cliquant sur une des icônes de mode, dans la partie droite de la Barre d'état. Si nécessaire, reportez-vous à la section intitulée « Les modes d'affichage » pour avoir des renseignements complémentaires.

Enfin, on peut modifier le facteur de zoom en agissant sur le curseur affiché à l'extrême droite de la barre d'état.

Que de place gâchée ! On aurait pu mettre plusieurs autres icônes dans la partie centrale de la Barre d'état !

Rassurez-vous, Microsoft a bien fait les choses. Cliquez du bouton droit sur la Barre d'état. Un menu semblable à celui de la figure suivante apparaît immédiatement. Les éléments précédés d'une coche sont affichés dans la Barre d'état, les autres ne le sont pas. Maintenant, il vous suffit de cliquer sur l'élément que vous désirez ajouter à la Barre d'état dans le menu.

Le menu contextuel de la Barre d'étatLe menu contextuel de la Barre d'état

Par exemple, pour connaître l'état de la touche Verr. Maj., cliquez sur Verr. Maj. L'indication Verr. Maj. est alors affichée dans la Barre d'état quand cette touche est active, comme illustré à la figure suivante. Ou encore, pour faciliter l'accès au correcteur orthographique et grammatical, cliquez sur Vérification de l'orthographe et de la grammaire.

Cette icône indique l'état de la touche Verr. Maj.Cette icône indique l'état de la touche Verr. Maj.

En résumé

  • La fenêtre de l'application est composée de la barre d'outils Accès rapide, du Ruban, de deux règles, de la zone de saisie et de la barre d'état.

  • Microsoft propose une page Web dédiée pour obtenir les équivalents entre les commandes de Word 2003 et le Ruban de Word 2010.

  • L'écran Backstage donne accès à de nombreuses fonctions relatives à la gestion du document. On l'affiche en sélectionnant l'onglet Fichier du Ruban.

  • Word propose cinq modes d'affichage pour votre document. Chacun correspond à un usage particulier et possède ainsi ses avantages et ses inconvénients.

Rédigez facilement des documents avec Word Créer un nouveau document

 

الخطوة الثانية

Créer un nouveau document

Vous êtes maintenant prêts à créer votre premier document. Word vous invite d'ailleurs à le faire dès son ouverture, puisqu'il affiche automatiquement une feuille blanche nommée Document1.
Mais avant de commencer à tapoter sur le clavier, il serait certainement utile de prendre quelques minutes pour apprendre à être efficace dans l'écriture d'un document. Vous pourriez aussi être tentés d'utiliser un modèle prédéfini afin d'améliorer l'aspect du document. Ce chapitre va vous donner toutes les informations nécessaires pour partir du bon pied. Au fil des pages, vous apprendrez également à enregistrer un document, à le rouvrir et à l'imprimer.

Avant de commencer - Comment écrire un document Word ?

Peut-être pensez-vous avoir mal lu le titre de cette section. Mais non, vous n'avez pas besoin de nouvelles lunettes ! Nous allons bien parler de la façon d'écrire un document Word. J'entends déjà certains d'entre vous rétorquer « Mais tout le monde sait écrire du texte : il suffit d'appuyer sur les touches du clavier ! ». C'est tout à fait exact. Encore faut-il savoir sur quelles touches appuyer…

Phase de réflexion préliminaire

Assez de mystères, allons droit au but. Comment faites-vous lorsque vous voulez rédiger un document ? Vous vous mettez devant le clavier et vous commencez la saisie ? Je suis sûr que la plupart d'entre vous procède ainsi. Pourtant, une phase importante doit précéder l'écriture : la réflexion.
Prenez un peu de temps pour méditer sur ce que vous allez rédiger. Les mots que vous écrirez viendront ainsi plus facilement et seront plus justes : comprendre une problématique, c'est presque l'avoir résolue. Il en va de même pour une simple lettre ou un document plus long, un livre par exemple. Lorsque j'écris une nouvelle section dans un livre, je commence toujours par me documenter sur le sujet afin d'avoir en tête les différentes facettes du sujet traité puis je laisse passer un peu de temps pour bien « digérer » tout ce que j'ai lu, vu ou échangé. Pendant ce laps de temps, je me fais ma propre idée du sujet et, sans que je ne m'en rende compte, les différentes bribes d'informations se structurent. Une fois devant mon clavier, je me sens à l'aise et les mots s'enchaînent facilement.
Quel que soit le sujet traité, cette technique fonctionne et vous devriez songer à l'utiliser. Vous serez certainement surpris du résultat.

Écrire au kilomètre

Quand vous écrivez un texte, vous le mettez certainement en forme pendant l'écriture. Bien que cette façon de procéder puisse paraître logique, je vous conseille d'écrire votre texte « au kilomètre », sans penser à sa mise en forme dans un premier temps.
En effet, l'écriture et la mise en forme d'un texte sont deux choses bien différentes et la deuxième risque fort de vous détourner de la première et de vous faire passer à côté d'une idée ou d'une tournure de phrase importante. D'autre part, vous serez bien plus efficaces si vous mettez en forme le document d'une seule traite. En particulier, n'utilisez pas de caractères d'espacement pour aligner verticalement des images, tableaux ou autres éléments, ou des sauts de ligne consécutifs pour aérer le document. Dans la suite de cet ouvrage, vous découvrirez des techniques bien plus efficaces, précises et rapides à mettre en œuvre.

Insérer des caractères spéciaux

La langue française comporte plusieurs caractères accentués qui ne sont pas tous accessibles directement au clavier. Ainsi, les touches ê, â, ou encore ï n'y figurent pas.
Saviez-vous que, dans les codes typographiques français, on doit en théorie accentuer toutes les capitales ? Ainsi, le mot « Epinal » doit être écrit « Épinal ». Malheureusement, la lettre É n'est pas disponible sur le clavier. Alors, comment faire pour se conformer aux règles de la langue française ?
Plusieurs options s'offrent à vous. Vous pouvez essentiellement utiliser :

  • l'insertion de caractères spéciaux de Word ;

  • une combinaison de touches ;

  • un code ASCII ;

  • un remplacement automatique.

N'ayez crainte, ces quatre points vont être expliqués en détail dans les lignes qui suivent. Poursuivez la lecture et découvrez la technique qui vous convient le mieux.

Les caractères spéciaux de Word

C'est certainement la façon la plus simple à mettre en œuvre, du moins tant qu'elle n'est pas utilisée trop souvent. Vous verrez en effet qu'elle demande de nombreux clics de souris.

  1. Basculez sur l'onglet Insertion dans le Ruban.

  2. Cliquez sur l'icône Symbole dans le groupe Symboles (voir figure suivante).

  3. Si le caractère accentué apparaît dans la liste, cliquez dessus. Dans le cas contraire, cliquez sur Autres symboles. La boîte de dialogue représentée à la figure suivante s'affiche.

  4. Il ne vous reste plus qu'à choisir dans la liste le caractère à insérer. Cliquez alors sur Insérer puis sur Fermer. Notez que le bouton Annuler est renommé Fermer dès que l'on a cliqué sur le bouton Insérer.

Accès aux caractères spéciauxAccès aux caractères spéciauxAccès à tous les caractères spéciauxAccès à tous les caractères spéciaux

De très nombreux caractères sont accessibles dans la boîte de dialogue Caractères spéciaux. Pour accéder à un éventail de caractères encore plus large, vous pouvez choisir une autre police dans la liste déroulante Police. Essayez en particulier les polices fantaisie Wingdings et Webdings, qui proposent de nombreux caractères peu habituels et souvent intéressants, comme illustré à la figure suivante.

La police Wingdings regorge de caractères dignes d'intérêtLa police Wingdings regorge de caractères dignes d'intérêt

Un petit test avant de passer à la section suivante. Utilisez la technique qui vient d'être exposée pour insérer les caractères de la figure suivante dans un document.

Deux caractères spéciaux à insérer dans votre documentDeux caractères spéciaux à insérer dans votre document

Le téléphone est issu de la police Wingdings et le caractère ® de la police Arial.

Les combinaisons de touches

La méthode exposée dans la section précédente est certes facile à mettre en œuvre mais, il faut bien l'avouer, assez « lourde ». Si l'utilisation de combinaisons de touches du clavier ne vous fait pas peur, cette deuxième technique est faite pour vous.
Pour insérer une lettre minuscule avec un accent circonflexe, appuyez sur la touche ^ puis sur la lettre concernée. Par exemple, pour écrire un « ê », appuyez sur ^ puis sur e. La localisation de ces touches est indiquée à la figure suivante.

Insertion d'un « ê » dans le documentInsertion d'un « ê » dans le document

Pour afficher une lettre minuscule avec un tréma, appuyez sur Maj+^ puis sur la lettre concernée. Par exemple, pour écrire un ï, appuyez sur Maj+^ puis sur i, comme illustré à la figure suivante.

Insertion d'un « ï » dans le documentInsertion d'un « ï » dans le document

Comme je vous le disais, même les majuscules doivent être accentuées. Et devinez quoi ? C'est également possible avec des combinaisons de touches !

Pour insérer un É, appuyez sur Ctrl+' puis sur Maj+E.

Appuyer sur Ctr+' signifie :

  1. Appuyer sur la touche Ctrl et la maintenir enfoncée ;

  2. Enfoncer puis relâcher la touche ' ;

  3. Relâcher la touche Ctrl.

De la même manière, appuyer sur Maj+E signifie :

  1. Appuyer sur la touche Maj et la maintenir enfoncée ;

  2. Enfoncer puis relâcher la touche E ;

  3. Relâcher la touche Maj.

Cette combinaison de touches est illustrée à la figure suivante.

Insertion d'un « É » dans le documentInsertion d'un « É » dans le document

Si vous avez encore du mal a utiliser ces combinaisons, je vous ai concocté une petite vidéo qui devrait lever tout voile sur le sujet.
http://www.youtube.com/v/zRjjcz2a4Tk

Je suis sûr que vous savez maintenant saisir tous les caractères accentués de la langue française en utilisant des combinaisons de touches. Mais que diriez-vous d'un tableau récapitulatif ?

Caractère

Combinaison de touches

ê

^ puis e

ï

Maj+^ puis i

É

Ctrl+' puis Maj+E

È

Alt Gr+7 puis Maj+E

À

Alt Gr+7 puis Maj+A

Ù

Alt Gr+7 puis Maj+U

Â

^ puis Maj+A

Î

^ puis Maj+I

Ô

^ puis Maj+O

Û

^ puis Maj+U

Ë

Maj+^+E

Ä

Maj+^+A

Ï

Maj+^+I

Ö

Maj+^+O

Ü

Maj+^+U

Ç

Ctrl+, puis Maj+C

C'est à vous maintenant. Écrivez le texte représenté figure suivante dans un document Word en utilisant des combinaisons de touches.

Saurez-vous insérer ces caractères dans un document ?Saurez-vous insérer ces caractères dans un document ?

Les codes ASCII

Tous les caractères contenus dans une police sont accessibles en maintenant la touche Alt enfoncée et en tapant des chiffres sur le pavé numérique. Ces chiffres constituent le code ASCII du caractère (voir le tableau ci-dessous).

Pour insérer le caractère

Taper Alt+

A accent grave majuscule (À)

0192

A accent circonflexe majuscule (Â)

0194

A tréma majuscule (Ä)

0196

C cédille majuscule (Ç)

0199

E accent grave majuscule (È)

0200

E accent aigu majuscule (É)

0201

E accent circonflexe majuscule (Ê)

0202

E tréma majuscule (Ë)

0203

I accent circonflexe majuscule (Î)

0206

I tréma majuscule (Ï)

0207

O accent grave majuscule (Ò)

0210

O accent circonflexe majuscule (Ô)

0212

O tréma majuscule (Ö)

0214

U accent grave majuscule (Ù)

0217

U accent circonflexe majuscule (Û)

0219

U tréma majuscule(Ü)

0220

Si vous n'arrivez à rien avec cette solution, vérifiez :

  1. Que la touche Verr Num est active. Cela est facile à vérifier : lorsque vous appuyez sur les touches du pavé numérique, les chiffres correspondants doivent s'afficher dans le document.

  2. Que vous maintenez la touche Alt enfoncée pendant que vous appuyez successivement sur les quatre chiffres correspondant au caractère.

La touche Verr Num se trouve dans la partie supérieure du pavé numérique, à droite du clavier. Il s'agit d'une touche bascule qui peut être active ou inactive ; il suffit d'appuyer dessus pour changer son état. Verr Num est l'abréviation de « Verrouillage Numérique ». Lorsque cette touche est active, le pavé numérique sert à saisir des nombres. Lorsqu'elle est inactive, le pavé numérique sert à déplacer le point d'insertion dans le document.

Un petit exercice pour vous entraîner. Écrivez le texte représenté figure suivante dans un document Word en utilisant des codes ASCII.

Créer un document à partir d'une feuille blanche

Le curseur clignotant n'attend qu'une chose (voir figure suivante) : que vous tapiez quelques caractères au clavier !

À vous de jouer !À vous de jouer !

Si l'angoisse de la feuille blanche vous empêche de vous lancer, Microsoft a pensé à vous en proposant des modèles de documents prêts à l'emploi.

Créer un document à partir d'un modèle local

Sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban (en d'autres termes, cliquez sur Fichier, dans le coin supérieur gauche de la fenêtre), cliquez sur Nouveau puis sur Exemples de modèles, comme illustré à la figure suivante.

Première étape dans la création du documentPremière étape dans la création du document

Plusieurs modèles vous sont proposés. Choisissez l'un d'entre eux en vous aidant de la zone d'aperçu (voir figure suivante).

La zone d'aperçu donne un avant-goût du modèleLa zone d'aperçu donne un avant-goût du modèle

Vérifiez que la case Document, dans la partie inférieure droite de la fenêtre, est cochée puis cliquez sur le bouton Créer pour générer le nouveau document. Vous vous retrouvez alors face à un document prédéfini et déjà mis en page, comme illustré à la figure suivante. Il ne vous reste plus qu'à modifier le texte générique qui le compose pour obtenir en quelques minutes un document digne d'un professionnel !

Le document correspondant au modèle a été crééLe document correspondant au modèle a été créé

Créer un document à partir d'un modèle Office.com

Les modèles proposés par défaut dans Word couvrent un large éventail de situations, mais vous désirerez peut-être accéder à un plus grand nombre de modèles. Dans ce cas, et à condition que votre ordinateur soit relié à Internet, vous pouvez faire appel au site Office.com.
Sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban, cliquez sur Nouveau puis choisissez une des catégories sous Modèles Office.com (voir figure suivante).

Création d'un document à partir d'un modèle Office.comCréation d'un document à partir d'un modèle Office.com

Cliquez par exemple sur la catégorie Calendriers, sur Calendriers 2010, puis choisissez un des modèles de calendriers proposés. Ainsi, dans la copie d'écran de la figure suivante, nous avons choisi Calendrier photo 2010 familial.

Création d'un calendrier à partir d'un modèle Office.comCréation d'un calendrier à partir d'un modèle Office.com

Cliquez sur Télécharger, dans la partie inférieure droite de la fenêtre et patientez jusqu'à ce que le modèle apparaisse à l'écran (voir figure suivante). Maintenant, il ne vous reste plus qu'à personnaliser le calendrier en y insérant des photos et messages personnels.

Le modèle du calendrier a été inséré dans le documentLe modèle du calendrier a été inséré dans le document

Nous n'en sommes qu'au début de cet ouvrage et je suis presque sûr que vous ne soupçonniez pas l'existence de toutes ces possibilités. Poursuivez votre apprentissage : Word est un vrai bonheur pour qui sait s'en servir !

Enregistrer un document

Lorsque vous travaillez dans Word, tout ce que vous faites se trouve dans la mémoire de l'ordinateur. Malheureusement, cette dernière n'est pas permanente. Si vous éteignez l'ordinateur, tout votre travail sera perdu. Il est donc nécessaire d'enregistrer régulièrement vos documents sur une mémoire non volatile : le disque dur.
Pour enregistrer le document en cours d'édition sur le disque dur, sélectionnez l'onglet Fichier du Ruban puis cliquez sur Enregistrer. Si le document n'a encore jamais été enregistré, une boîte de dialogue intitulée Enregistrer sous est affichée, comme illustré à la figure suivante.

La boîte de dialogue Enregistrer sousLa boîte de dialogue Enregistrer sous

Le dossier d'enregistrement proposé par défaut est le dossier Documents mais rien ne vous empêche d'en choisir un autre. Le nom du fichier proposé par défaut correspond aux premiers mots du document. Là encore, rien ne vous empêche de choisir un autre nom en modifiant le contenu du champ Nom de fichier. Enfin, le type du document par défaut est Document Word (*.docx). Ce type de fichiers est apparu avec la suite Office 2007. Il est intéressant à plus d'un titre :

  • Le document est compressé. Il occupe donc moins d'espace sur le disque, en particulier s'il contient des images, Clip arts (ce sont des dessins et symboles destinés à illustrer des documents) et autres éléments graphiques.

  • Si le document venait à être détérioré, il serait toujours possible d'en récupérer certaines parties, par exemple le texte, les tableaux ou encore les images. Ces éléments sont en effet automatiquement séparés lorsque le fichier est stocké sur le disque.

  • Si le document contient une ou plusieurs macros (ce sont de petits programmes qui facilitent les opérations de mise en forme, en particulier dans les documents de grande taille), l'extension du fichier (c'est-à-dire, la partie qui se trouve après le « . » dans le nom de fichier Mon_Document.xxx) devient docm et non docx. Il est donc facile de savoir si un document contient des macros en consultant son extension.

Vous vous demandez peut-être pourquoi il est important de savoir si le document contient des macros. Eh bien, sachez qu'un tel document est potentiellement dangereux car il peut contenir des instructions qui mettent en danger votre ordinateur. Si vous recevez dans un e-mail un document Word dont l'extension est .docm, assurez-vous, avant de l'ouvrir, que vous connaissez la personne qui vous l'a envoyé !

Rendre un document compatible avec les anciennes versions de Word

Il vous arrive peut-être de partager certains documents avec des personnes qui ne disposent pas de l'application Word 2010 ou 2007 ? Si ces personnes se contentent de visualiser vos documents, il leur suffit de télécharger la visionneuse Word.
Télécharger la visionneuse

Par contre, si elles doivent modifier vos documents, prenez le soin de les enregistrer dans un format plus largement compatible. Cliquez sur Fichier puis sur Enregistrer sous. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, déroulez la liste Type et choisissez Document Word 97-2003, comme illustré à la figure suivante. Ainsi vos documents pourront être ouverts dans Word 97, 2000 ou 2003.

Le document va être sauvegardé au format Word 97-2003Le document va être sauvegardé au format Word 97-2003

Rendre un document compatible avec un autre traitement de texte

Word 2010 est compatible avec la plupart des traitements de textes actuels. Pour qu'un document Word 2010 soit lisible dans un autre traitement de texte, sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban, cliquez sur Enregistrer sous, déroulez la liste Type et choisissez le format désiré (voir figure suivante). Pour information, la plupart des traitement de textes sont compatibles avec les formats .rtf et .doc.

De nombreux formats de documents sont proposés par WordDe nombreux formats de documents sont proposés par Word

Diffuser un document en interdisant toute modification

Vous voulez diffuser un document auprès de vos collègues ou sur Internet en interdisant toute modification ? Il existe un format de fichier tout à fait adapté à cette situation : le format PDF.
Pour enregistrer le document en cours d'édition au format PDF, sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban, cliquez sur Enregistrer sous, choisissez PDF dans la liste Type et cliquez sur Enregistrer. Le document est immédiatement enregistré au format PDF. Vos lecteurs pourront le visualiser, au besoin en installant l'application Adobe Reader, librement téléchargeable sur le site d'Adobe.

Télécharger Adobe Reader

Les personnes possédant l'application Adobe Acrobat Professionnel ou un programme de conversion PDF->DOC seront en mesure de modifier vos documents. Le format PDF n'est donc pas inviolable. Il constitue cependant une barrière appréciable qui vous sera peut-être utile.

Le format PDF n'est pas le seul accessible en « lecture seule ». Microsoft a également mis au point un format de fichiers du même ordre : le format XPS.
Word 2010 est entièrement compatible avec ce format. Pour sauvegarder le document en cours d'édition dans un fichier XPS, sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban, cliquez sur Enregistrer sous, choisissez Document XPS dans la liste Type et cliquez sur Enregistrer. Le document est immédiatement enregistré au format XPS. Pour que vos lecteurs puissent le visualiser, Microsoft .NET Framework 3.0 doit être installé sur leur ordinateur. Si ce n'est pas le cas, ils peuvent se rendre sur la page appropriée du centre de téléchargement de Microsoft pour combler cette lacune.

Télécharger le Framework

Modifier le format d’enregistrement par défaut

Par défaut, Word 2010 ou 2007 enregistre vos documents au format .docx s'ils ne contiennent pas de macros, ou au format .docm dans le cas contraire. Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier le format d'enregistrement par défaut. Cette possibilité est à envisager si vous travaillez essentiellement avec des personnes qui utilisent un traitement de texte non compatible avec les formats .docx/.docm.

Si vous enregistrez un document Word dans un autre format que celui proposé par défaut par Microsoft, il se peut que certaines fonctionnalités avancées ne soient plus disponibles. Par exemple, les filigranes, les blocs de construction, le suivi des modifications, les macros, les effets sur les images, etc. Si ces éléments vous semblent encore abstraits, vous les découvrirez dans la suite de cet ouvrage et vous apprécierez les nouvelles perspectives qu'ils offrent.

Sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban puis cliquez sur Options. Une boîte de dialogue intitulée Options Word s'ouvre. Cliquez sur Enregistrement dans le volet gauche puis déroulez la liste Enregistrer les fichiers au format suivant : choisissez-y le format qui vous convient (voir figure suivante).

Cette boîte de dialogue permet de choisir le format d'enregistrement par défautCette boîte de dialogue permet de choisir le format d'enregistrement par défaut

Enregistrer automatiquement les documents en cours d'édition

Imaginez que vous travailliez sur un document depuis des heures sans avoir pris la précaution de l'enregistrer sur votre disque dur. Ne riez pas, ce cas est bien plus fréquent qu'on pourrait le penser ! Tout à coup, une panne de courant ou une micro-coupure provoque l'arrêt ou le plantage de l'ordinateur. La perte de données engendrée peut être une vraie catastrophe… à moins que vous n'ayez paramétré Word pour enregistrer automatiquement vos documents ouverts à intervalles réguliers. Plus tôt vous mettrez en place cette fonctionnalité, plus vite vos documents seront en sécurité.
Sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban puis cliquez sur Options. Dans le volet gauche de la boîte de dialogue Options Word, cliquez sur Enregistrement. Cochez la case Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les et définissez la période de l'enregistrement, comme illustré à la figure suivante. Dans le pire des cas, seules les données saisies pendant cette période seront perdues.

À vous de choisir la période d'enregistrement automatiqueÀ vous de choisir la période d'enregistrement automatique

Il existe un raccourci-clavier pour enregistrer un document en cours d'édition : Ctrl+S. N'hésitez surtout pas à vous en servir, le plus souvent possible (dans la limite du raisonnable, bien sûr !).

Ouvrir un document existant

Les documents créés dans Word doivent être enregistrés sur le disque dur de l'ordinateur pour rester accessibles lorsque vous en avez besoin. Cette section passe en revue les différentes méthodes qui vous permettront de les rouvrir.

Ouverture avec le menu Démarrer

Le menu Démarrer est un emplacement idéal pour accéder rapidement à vos derniers documents Word. Cliquez sur Démarrer : si l'icône de Word est affichée dans la partie gauche du menu, pointez-la pour accéder aux derniers documents ouverts, comme illustré à la figure suivante.

Cette technique n'est possible que sous Windows 7. Si vous utilisez Windows Vista ou XP, inutile d'essayer de l'appliquer.

Accès aux derniers documents depuis le menu DémarrerAccès aux derniers documents depuis le menu Démarrer

Cette technique est très efficace si vous ouvrez moins d'une quinzaine de documents par jour. Dans le cas contraire, le document recherché ne figure pas forcément dans la liste par manque de place. Si vous utilisez Windows 7, vous pouvez « épingler » un document particulièrement important à vos yeux à la liste des documents récents. Ainsi, il apparaîtra toujours dans les premières positions de la liste. Pour ce faire, cliquez sur Démarrer et pointez l'entrée Microsoft Word afin d'afficher les documents récents. Faites un clic droit sur l'un d'entre eux et, dans le menu contextuel, sélectionnez Épingler à cette liste (voir figure suivante).

Épinglage d'un documentÉpinglage d'un document

Comme le montre la figure suivante, les documents épinglés apparaissent au-dessus des documents récents, sous le libellé Épinglé.

Les documents épinglés sont facilement accessiblesLes documents épinglés sont facilement accessibles

Si l'icône de Word n'apparaît pas dans la partie gauche du menu, cela signifie que Word ne fait pas partie des applications utilisées le plus fréquemment sur votre ordinateur. Qu'à cela ne tienne ! Tapez .docx dans la zone de texte Rechercher. Les derniers fichiers Word ouverts depuis le dossier Documents apparaissent sous l'intitulé Documents. S'ils ont été stockés dans un autre dossier, ils apparaissent sous l'intitulé Fichiers, comme illustré à la figure suivante.

Accès aux derniers documentsAccès aux derniers documents

Si vous avez encore des documents .doc sur votre disque dur, une recherche sur le terme .docx ne permettra pas à Windows de les trouver. Par contre, si vous faites une recherche sur le terme .doc, vous obtiendrez les documents d'extension .doc mais aussi ceux d'extension .docx.

Ouverture avec le Ruban

Pour ouvrir un document Word, sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban et cliquez sur Ouvrir. Une boîte de dialogue intitulée Ouvrir s'ouvre. Par défaut, elle donne accès au dossier Documents mais rien ne vous empêche de vous déplacer dans un autre dossier. Lorsque le document à ouvrir est visible dans la boîte de dialogue Ouvrir, faites un double-clic sur son icône pour l'ouvrir dans Word.

Si vos documents Word sont stockés dans un autre dossier que celui proposé par défaut, vous pouvez gagner beaucoup de temps avec la commande Ouvrir en l'établissant comme dossier par défaut. Sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban puis cliquez sur Options. Dans la boîte de dialogue Options Word, sélectionnez l'onglet Enregistrement et définissez le dossier à utiliser par défaut, comme illustré à la figure suivante.

Choix du dossier d'ouverture par défautChoix du dossier d'ouverture par défaut

Validez en cliquant sur OK. Par défaut, tous les enregistrements (commande Enregistrer sous de l'onglet Fichier) et ouvertures (commande Ouvrir de l'onglet Fichier) de fichiers interviendront dans ce dossier.

Pour rouvrir un document qui a été créé ou modifié récemment, vous pouvez aussi utiliser le Ruban. Sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban puis cliquez sur Récent dans la partie gauche de la fenêtre. Comme illustré à la figure suivante, les documents récents apparaissent dans un ordre chronologique inverse, c'est-à-dire du plus récent au plus ancien. Il ne vous reste plus qu'à cliquer sur celui que vous voulez ouvrir.

La liste des documents récents par ordre chronologique inverseLa liste des documents récents par ordre chronologique inverse

Ouverture avec la Barre des tâches

Si vous utilisez Windows 7, vous pouvez épingler l'icône de Word dans la Barre des tâches pour faciliter son lancement. Cliquez sur Démarrer, cliquez du bouton droit sur l'icône de Word et cliquez sur Épingler à la barre des tâches dans le menu (voir figure suivante).

Word est sur le point d'être épinglé à la Barre des tâchesWord est sur le point d'être épinglé à la Barre des tâches

Comme le montre la figure suivante, l'icône de Word est maintenant accessible directement depuis la Barre des tâches.

Word est maintenant accessible en un seul clic de sourisWord est maintenant accessible en un seul clic de souris

En cliquant du bouton droit sur cette icône, vous avez immédiatement accès aux documents ouverts récemment. Si nécessaire, vous pouvez aussi épingler un document sur l'icône de Word, elle-même épinglée dans la Barre des tâches. Pour cela, ouvrez l'Explorateur Windows et déplacez le document concerné sur l'icône de Word dans la Barre des tâches, comme illustré à la figure suivante.

Un document est sur le point d'être épinglé à la Barre des tâchesUn document est sur le point d'être épinglé à la Barre des tâches

Maintenant, il suffit de cliquer du bouton droit sur l'icône de Word pour retrouver le document qui y a été épinglé (voir figure suivante).

Le document est accessible dans le menu contextuel de l'icône épingléeLe document est accessible dans le menu contextuel de l'icône épinglée

Ouverture depuis un e-mail

Si vous recevez un document Word dans un e-mail, vérifiez que vous connaissez la personne qui vous l'a envoyé. Le document pourrait en effet contenir un virus qui menacerait l'intégrité de votre ordinateur. Lorsque vous faites un double-clic sur la pièce jointe pour ouvrir le document dans Word, une bande jaune apparaît dans la partie supérieure de la fenêtre : elle vous indique que le fichier peut présenter un risque pour votre ordinateur (voir figure suivante).

Word a détecté une menace potentielleWord a détecté une menace potentielle

Dans ce mode d'affichage, il est impossible de modifier le document et les macros sont désactivées. Si vous êtes sûrs de la provenance et de l'intégrité du fichier, cliquez sur Activer la modification. Le bandeau jaune disparaît et vous pouvez alors modifier le document.

Imprimer un document

Les documents élaborés dans Word sont souvent faits pour être imprimés. Bien que nous n'ayons pas encore traité la partie mise en forme du document, je vais vous montrer comment imprimer un document afin de voir le comportement de Word sur ce point précis.

Si vous étiez habitués à une version précédente de Word, vous avez peut-être cherché (en vain !) la commande d'aperçu avant impression, qui donne un avant-goût très fidèle de ce que sera la version imprimée du document. Eh bien, dans Word 2007 et Word 2010, les commandes d'impression et d'aperçu avant impression ont fusionné. Pour accéder à l'une comme à l'autre, sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban et cliquez sur Imprimer. La fenêtre de l'application se présente alors comme à la figure suivante. La partie gauche de la fenêtre donne accès aux paramètres de l'impression et la partie droite à un aperçu avant impression encore plus fidèle que dans les versions précédentes de Word.

L'aperçu avant impression de Word 2010L'aperçu avant impression de Word 2010

  1. Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur ou sont accessibles via le réseau domestique ou de votre société, choisissez celle que vous voulez utiliser dans la liste.

  2. Indiquez le nombre de copies à réaliser.

  3. Cliquez sur Imprimer pour lancer l'impression.

Bien qu'ils soient plus rarement utilisés que les précédents, vous disposez aussi des réglages affichés sous le libellé Paramètres. Comme le montre la figure suivante, vous pouvez choisir :

  • les pages à imprimer, en utilisant la liste déroulante Pages : toutes, la page active ou des éléments spécifiques du document (les propriétés, les marques de révision ou les styles par exemple) ;

  • les pages à imprimer en utilisant le champ Pages : tapez par exemple 1; 3; 5-12 pour imprimer les pages 1, 3 et 5 à 12 ;

  • le mode d'impression : recto ou recto-verso, manuel ou automatique si l'imprimante le permet ;

  • le mode d'assemblage des feuilles, si vous imprimez plusieurs exemplaires du même document.

Réglages complémentaires sous le libellé ParamètresRéglages complémentaires sous le libellé Paramètres

La partie inférieure gauche de la fenêtre contient des paramètres qui sont généralement définis lors de la mise en page du document, en particulier l'orientation, le format et les marges du document. Nous reviendrons en détail sur ces éléments au chapitre 7.

En résumé

  • Les caractères spéciaux sont accessibles en cliquant sur l'icône Symbole, située sous l'onglet Insertion, dans le groupe Symboles.

  • Les combinaisons de touches sont très pratiques pour insérer dans un document les caractères accentués (minuscules ou majuscules) de la langue française.

  • Les documents Word 2010 et Word 2007 sont par défaut enregistrés au format .docx. Si nécessaire, vous pouvez choisir un autre format afin que le document soit lisible dans un autre traitement de texte.

  • Il est prudent de demander l'enregistrement automatique de vos documents pour éviter toute perte de données.

Découverte et lancement de Word Déplacements, recherches et remplacements

 

الخطوة الثالثة

Déplacements, recherches et remplacements

Tant que vous manipulez des documents d'une ou deux pages, les déplacements, recherches et remplacements n'ont que peu d'intérêt. Mais imaginez que vous ayez à travailler sur un document d'une centaine, voire d'un millier de pages ! Dans ce cas, il est impératif de savoir utiliser les différentes techniques de déplacement et de recherche/remplacement. Vous pouvez par exemple souhaiter atteindre rapidement un passage donné, une page, une figure ou un autre élément, ou encore pour effectuer un remplacement global.

Si ces techniques ne vous sont pas familières, ce chapitre est fait pour vous. Toutes les techniques permettant de se déplacer dans un document, d'effectuer des sélections, des recherches et des remplacements y sont passées en revue.

Se déplacer dans un document

Selon vos préférences, mais aussi en fonction du type de déplacement à effectuer, vous utiliserez le clavier, la souris, le cliquer-taper, la fonction Atteindre ou la fonction Sélectionner l'objet parcouru de Word. Avant tout, commencez par télécharger le fichier d'exemple et ouvrez-le dans Word.

Télécharger le fichier

Avec le clavier

La partie droite du clavier comporte plusieurs touches de déplacement qu'il est important de connaître pour bien utiliser Word. Les touches fléchées, en rouge sur la figure suivante, déplacent le point d'insertion d'une ligne vers le haut, d'une ligne vers le bas, d'un caractère vers la gauche et d'un caractère vers la droite.

Les touches Page Préc (aussi appelée PgUp ou Page Up) et Page Suiv (aussi appelée PgDn ou Page Down), en mauve sur la figure suivante, déplacent le point d'insertion d'une page vers le haut et d'une page vers le bas.
Enfin, les touches Origine et Fin (aussi appelées, respectivement, Home et End), en orange sur la figure suivante, déplacent le point d'insertion au début et à la fin de la ligne courante.

Comme vous le constatez sur la figure, ces touches sont dupliquées. Elles peuvent être utilisées indifféremment depuis le pavé qui leur est dédié, ou bien depuis le pavé numérique à condition que la touche Verr Num (parfois aussi appelée Num Lock) ne soit pas active.

Les touches de déplacement du pavé numériqueLes touches de déplacement du pavé numérique

Les touches de déplacement du clavier sont très utiles. Cependant, je vous conseille de compléter leur connaissance par quelques raccourcis clavier qui vous feront gagner beaucoup de temps.

Raccourci

Déplacement

Ctrl + Gauche

D'un mot vers la gauche

Ctrl + Droite

D'un mot vers la droite

Ctrl + Haut

D'un paragraphe vers le haut

Ctrl + Bas

D'un paragraphe vers le bas

Ctrl + Origine

Au début du document

Ctrl + Fin

À la fin du document

Ctrl + Alt + Page Préc

Avant le premier caractère de la page

Ctrl + Alt + Page Suiv

Après le dernier caractère de la page

Avec la souris

Les déplacements à la souris sont élémentaires : il suffit de cliquer à l'endroit que vous désirez atteindre, au besoin en utilisant la barre de défilement vertical pour déplacer la zone de visualisation dans le document et, ainsi, afficher la zone à atteindre (voir figure suivante).

Déplacement à la sourisDéplacement à la souris

Avec la fonctionnalité Cliquer-taper

La fonctionnalité « cliquer-taper » est une petite merveille ! Grâce à elle, il vous suffit de faire un double-clic à un endroit inoccupé du document pour y positionner le point d'insertion. Comme illustré à la figure suivante, les sauts de lignes et tabulations nécessaires sont générés automatiquement. Cette possibilité est en particulier très pratique pour saisir des lettres.

La fonctionnalité Cliquer-taper génère les sauts et tabulations nécessairesLa fonctionnalité Cliquer-taper génère les sauts et tabulations nécessaires

Dans cette copie d'écran, le mode « Afficher tout » a été activé en cliquant sur l'icône Afficher tout du Ruban, dans le groupe Paragraphe, sous l'onglet Accueil du Ruban (voir figure suivante).

L'icône Afficher toutL'icône Afficher tout

Avec la fonction Atteindre

Pour atteindre rapidement une page, une ligne, un tableau, un graphisme, une équation, etc., rien de tel que la fonction Atteindre. Pour y accéder, appuyez simplement sur la touche de fonction F5. Comme illustré à la figure suivante, cette action affiche la boîte de dialogue Rechercher et remplacer, avec l'onglet Atteindre sélectionné.

La boîte de dialogue Rechercher et remplacerLa boîte de dialogue Rechercher et remplacer

Choisissez un élément dans la liste Atteindre, entrez une valeur dans le champ Numéro correspondant et cliquez sur Suivant.

Voici quelques exemples. Pour atteindre :

  • la page 2, sélectionnez Page, tapez 2 et cliquez sur Suivant ;

  • la deuxième image, sélectionnez Graphisme, tapez 2 et cliquez sur Suivant.

Avec l’icône Sélectionner l’objet parcouru

L'icône Sélectionner l'objet parcouru (voir figure suivante) est une variante intéressante de la fonction Atteindre. Cette icône se trouve dans la partie inférieure droite de la fenêtre de Word.

Cette icône est très pratiqueCette icône est très pratique

Lorsque vous cliquez sur l'icône Sélectionner l'objet parcouru, plusieurs choix vous sont proposés, comme illustré à la figure suivante.

Les icônes accessibles via Sélectionner l'objet parcouruLes icônes accessibles via Sélectionner l'objet parcouru

Supposons que vous vouliez naviguer de titre en titre dans le document. Cliquez sur l'icône Titre. Le pointeur se positionne sur le prochain titre, c'est-à-dire sur le prochain paragraphe dont le style est Titre 1, Titre 2, Titre 3, Titre 4, Titre 5 ou Titre 6.
Parfait. Mais maintenant, comment atteindre le prochain niveau de titre ? Vous avez une idée ? Regardez d'un peu plus près les éléments autour de l'icône Sélectionner l'objet parcouru. Vous verrez deux petites icônes en forme de doubles chevrons. Pointez l'icône inférieure : l'info bulle indique Titre suivant. Il suffit donc de cliquer dessus pour atteindre le titre suivant (voir figure suivante).

L'accès au titre suivant est immédiatL'accès au titre suivant est immédiat

Vous l'aurez compris, l'icône supérieure permet quant à elle d'atteindre le titre précédent.
Bien évidemment, la fonction de ces icônes change en fonction de l'élément sélectionné suite au clic sur Sélectionner l'objet parcouru.

Toutes ces techniques de déplacement sont-elles utiles ?

Eh bien, du moins faut-il savoir qu'elles existent. Chacune excelle dans son domaine d'action. À chacun de trouver les techniques qui lui seront le plus utiles.

Sélections dans le document

Qu'il s'agisse de caractères, de blocs de texte, d'images, de tableaux ou d'autres objets, pour mettre en forme un élément, il doit en général être préalablement sélectionné. Il est donc très important de savoir sélectionner des éléments dans un document. Mais pas de panique, nous allons le faire ensemble ! Téléchargez le fichier « selections.docx » et ouvrez-le dans Word.

Télécharger le fichier

Sélectionner du texte avec la souris

Pour sélectionner du texte, la souris est le périphérique auquel on pense tout de suite, même s'il n'est pas toujours le plus efficace ni le plus précis.

Voici quelques exemples de sélection :

  • Un mot : double-clic sur le mot.

  • Une ligne : clic en face de la ligne, dans la marge gauche du document.

  • Un paragraphe : double-clic en face du paragraphe, dans la marge gauche du document.

  • Tout le document : triple-clic dans la marge gauche du document.

La marge gauche du document se trouve à gauche du texte, comme illustré à la figure suivante.

La marge gauche du documentLa marge gauche du document

Pour sélectionner un bloc de texte d'un autre type, cliquez au début de la sélection, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et déplacez la souris vers la fin du bloc à sélectionner (voir figure suivante).

Sélection d'un bloc de texte quelconqueSélection d'un bloc de texte quelconque

Sélectionner du texte avec le clavier

Le clavier est un autre périphérique de choix pour sélectionner du texte. Il se révélera terriblement efficace si vous prenez le temps d'apprendre quelques raccourcis clavier, que vous trouverez dans le tableau ci-après.

Raccourci

Sélection

Maj + Droite

Le caractère à droite du point d'insertion

Maj + Gauche

Le caractère à gauche du point d'insertion

Maj + Haut

Une ligne vers le haut

Maj + Bas

Une ligne vers le bas

Maj + Origine

Du début de la ligne au point d'insertion

Maj + Fin

Du point d'insertion à la fin de la ligne

Maj + Page Préc

Du début de la page au point d'insertion

Maj + Page Suiv

Du point d'insertion à la fin de la page

Maj + Ctrl + Droite

Du point d'insertion à la fin du mot

Maj + Ctrl + Gauche

Du début du mot au point d'insertion

Maj + Ctrl + Haut

Du début du paragraphe au point d'insertion

Maj + Ctrl + Bas

Du point d'insertion à la fin du paragraphe

Maj + Ctrl + Origine

Du début du document au point d'insertion

Maj + Ctrl + Fin

Du point d'insertion à la fin du document

Ctrl + A

Tout le document

Pourquoi s'embarrasser l'esprit avec des techniques de sélection souris ET clavier ?

Ces techniques semblent équivalentes et faire double emploi. Pourtant, il n'en est rien : selon la position du pointeur de la souris et celle du point d'insertion, la sélection peut se révéler plus confortable à la souris ou au contraire, au clavier. Ici encore, c'est à chacun de trouver chaussure à son pied et de privilégier une technique ou une autre. Imaginons que vous ayez un document de 30 pages. Pour en sélectionner l'intégralité avec la souris, vous allez mettre plusieurs secondes. Avec votre clavier, une fraction de seconde va suffire !

Sélectionner une bande de texte verticale

Il arrive parfois que l'on doive sélectionner une bande de texte verticale sans y inclure les données avoisinantes. Que vous utilisiez la souris ou le clavier, les techniques exposées dans les sections précédentes ne fonctionnent pas. Par exemple, dans la figure suivante, les données sont réparties sur deux colonnes séparées par des tabulations. Comment sélectionner uniquement les villes comprises entre Nice et Le Havre ? Si l'on essaye les techniques de sélection traditionnelles, les données numériques sont incluses dans la sélection, comme illustré à la figure suivante.

Les techniques traditionnelles de sélection sont inefficacesLes techniques traditionnelles de sélection sont inefficaces

Il faut donc envisager une autre approche.
Cliquez à gauche de Nice, maintenez la touche Alt enfoncée, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et déplacez la souris à droite de Le Havre. Relâchez le bouton gauche de la souris et la touche Alt. Comme le montre la figure suivante, seules les données texte comprises entre Nice et Le Havre sont sélectionnées.

Sélection d'une bande de texte verticaleSélection d'une bande de texte verticale

La sélection d'une bande de texte verticale est d'autant plus simple à mettre en œuvre que les données à sélectionner sont séparées horizontalement par des tabulations, ou utilisent une police dans laquelle chaque caractère a la même largeur : Courier New par exemple.

Sélectionner un objet graphique

Pour sélectionner une image ou un autre objet graphique (par exemple une forme, un objet SmartArt, un graphique, un objet WordArt, etc.), il suffit de cliquer dessus. Les taquets de redimensionnement, affichés autour de l'objet, indiquent qu'il est sélectionné (voir figure suivante).

L'image est sélectionnéeL'image est sélectionnée

Les sélections dans un tableau sont un peu particulières. Elles reposent sur l'utilisation de zones de sélection, invisibles dans le tableau mais reconnaissables à l'aspect du pointeur de la souris. Ces zones de sélection sont illustrées à la figure suivante.

Les zones de sélection d'un tableauLes zones de sélection d'un tableau

Pour faire apparaître l'icône qui permet de sélectionner la totalité du tableau, il suffit de placer le pointeur sur le tableau.

Comme illustré à la figure suivante, lorsque le pointeur est placé dans une zone de sélection, il prend une autre forme. Cliquez pour sélectionner la cellule, la ligne ou la colonne ainsi désignée.

La figure suivante est un montage qui met en évidence les trois zones de sélection. Cette figure ne correspond bien évidemment pas à une situation réelle.

Formes du pointeur dans les zones de sélectionFormes du pointeur dans les zones de sélection

Recherches et remplacements

Les fonctions de recherche et de remplacement de Word sont très puissantes.
Que les éléments à remplacer n'apparaissent qu'en nombre limité ou plusieurs centaines, voire plusieurs milliers de fois, Word sera à même d'accomplir dans les plus brefs délais les recherches/remplacements que vous lui confierez…
Pour vous entraîner tout au long de cette section, téléchargez un extrait de Candide (Voltaire) puis ouvrez-le dans Word.

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Le volet de navigation

Le volet de navigation (voir figure suivante) est une nouveauté d'Office 2010. Son but : faciliter la recherche de texte dans les documents en proposant une approche alternative à celle qui avait cours jusqu'à la version 2007 de Word. Pour accéder à ce volet, basculez sur l'onglet Affichage dans le Ruban et cochez la case Volet de navigation dans le groupe Afficher.

Le volet de navigationLe volet de navigation

Entrez le texte recherché dans le champ contenant, par défaut, le texte Rechercher un document. Si une ou plusieurs correspondances sont trouvées, elles apparaissent dans le volet de navigation et le texte est surligné en jaune dans le document, comme illustré à la figure suivante.

Plusieurs correspondances ont été trouvéesPlusieurs correspondances ont été trouvées

Entraînez-vous à vous déplacer vers tous les mots baron du document téléchargé en début de section.

Vous pouvez vous déplacer d'une correspondance à l'autre en utilisant les flèches du volet de navigation ou directement, en cliquant sur les extraits de texte qui y sont affichés.
Je ne sais pas si vous avez remarqué que le volet de navigation contient trois onglets : ceux-ci permettent d'afficher les niveaux de titres ou encore les pages concernés par les correspondances trouvées, comme illustré à la figure suivante.

Les onglets du volet de navigationLes onglets du volet de navigation

Déplacez-vous sur les différents mots baron en utilisant les trois onglets du Volet de navigation.

Recherche avancée

Si vous avez connu les anciennes versions de Word, vous vous demandez peut-être où sont passées les fonctionnalités de recherche avancée. Comme le montre la figure suivante, ces dernières sont maintenant accessibles à travers le menu du champ Rechercher un document du volet de navigation.

La recherche avancée n'a pas disparu de Word 2010La recherche avancée n'a pas disparu de Word 2010

Sélectionnez Options et vous pourrez indiquer si la recherche doit tenir compte de la casse (c'est-à-dire des majuscules et des minuscules) des caractères, ne concerne que les mots entiers, ou si les marques de ponctuation doivent être ignorées (voir figure suivante).

Les options de la recherche avancéeLes options de la recherche avancée

J'imagine la perplexité de certains d'entre vous devant ce que peuvent bien être les caractères génériques.
Je répondrai à cette question en utilisant un exemple. Imaginez que vous recherchiez les mots rame, rase et rave. Vous pouvez faire une recherche sur le premier mot, puis sur le deuxième, puis sur le troisième, mais il y a mieux à faire : en utilisant un caractère générique, une seule recherche suffit. Tapez ra?e dans le champ Rechercher un document. Les trois mots sont maintenant recherchés dans le document, ainsi que toutes les autres variantes à quatre lettres dont les deux premières sont « r » et « a » et la dernière est « e ». Faites vos essais dans le texte téléchargé en début de section.

Un deuxième caractère générique se révèle digne d'intérêt : l'astérisque. Il remplace un nombre quelconque de caractères (zéro, un ou plusieurs). Ainsi, si vous faites une recherche sur le terme ra*, les mots rame, rase et rave seront sélectionnés, mais aussi les mots ralentir, ravin, Rastapopoulos et tous les autres qui commencent par les lettres « r » et « a ».
Le menu du champ Rechercher un document donne également accès à la boîte de dialogue Rechercher et remplacer.

La boîte de dialogue Rechercher et remplacer (voir figure suivante) n'offre réellement d'intérêt que si vous cliquez sur Plus. Cette action agrandit la boîte de dialogue et donne accès à de nouveaux contrôles. Vous devriez en particulier accorder toute votre attention au bouton Format, dans la partie inférieure droite de la boîte de dialogue. Comme illustré dans la figure suivante, ce bouton vous permet de rechercher des textes en fonction de leur police, de leur format de paragraphe, de leur style, etc.

La boîte de dialogue Rechercher et remplacerLa boîte de dialogue Rechercher et remplacerLe bouton Format donne accès à des options très intéressantesLe bouton Format donne accès à des options très intéressantes

Imaginez par exemple que vous recherchez le mot dans de style Titre 2. Tapez dans dans le champ Rechercher, cliquez sur Format puis sur Style, choisissez le style Titre 2 et cliquez enfin sur Suivant : vous atteignez la prochaine occurrence du mot dans de style Titre 2.
Je suis bien conscient que j'aborde des sujets un peu trop avancés à ce stade du livre. C'est pourquoi nous n'irons pas plus loin… pour l'instant !
Cependant, rien ne vous empêche de vous entraîner sur cet exemple précis en utilisant le document téléchargé au début de cette section.

La recherche par l'intermédiaire de la boîte de dialogue Rechercher et remplacer s'effectue depuis la position du point d'insertion jusqu'à la fin du document.

Recherche au clavier

Les amateurs de raccourcis clavier (et d'efficacité !) apprécieront, j'en suis sûr, ces quelques techniques impliquant le clavier.
Pour accéder au volet Navigation, appuyez sur Ctrl + F. Le champ Rechercher un document est en surbrillance. Il ne vous reste plus qu'à entrer le terme recherché. On accède automatiquement à la première occurrence de ce terme. Appuyez sur la touche Entrée ou utilisez le raccourci Maj + F4 pour atteindre la prochaine occurrence.

Remplacements

Pour remplacer un texte par un autre, vous utiliserez le volet Remplacer de la boîte de dialogue Rechercher et remplacer. Pour y accéder, cliquez sur l'icône Remplacer, dans le groupe Modification de l'onglet Accueil du Ruban, ou appuyez sur Ctrl + H.
Entrez le mot recherché dans le champ Rechercher et le mot de remplacement dans le champ Remplacer par puis cliquez sur :

  • Remplacer pour vous positionner sur la première occurrence du texte recherché. Cliquez à nouveau sur Remplacer pour lui substituer le texte de remplacement et vous positionner sur la prochaine occurrence du mot recherché.

  • Remplacer tout pour substituer le texte de remplacement à toutes les occurrences du texte recherché.

  • Suivant pour atteindre la prochaine occurrence du texte recherché.

  • Annuler pour fermer la boîte de dialogue Rechercher et remplacer.

Dans la figure suivante par exemple, le mot rehercher sera remplacé par le mot rechercher :

Toutes les informations requises sont saisies dans la boîte de dialogue Rechercher et remplacerToutes les informations requises sont saisies dans la boîte de dialogue Rechercher et remplacer

Si nécessaire, cliquez sur Plus pour agrandir la boîte de dialogue Rechercher et remplacer. Vous pouvez maintenant accéder :

  • aux options de recherche avancée, telles que Respecter la casse, Mot entier, etc.

  • aux options de format, telles que Police, Paragraphe, Tabulations, etc.

Par exemple, pour rechercher le mot baron en police Times New Roman et le remplacer par Baron en police Arial, procédez comme suit :

  1. Tapez baron dans le champ Rechercher, cliquez successivement sur Plus > Format > Police et choisissez la police Times New Roman.

  2. Tapez Baron dans le champ Remplacer par, cliquez successivement sur Format > Police et choisissez la police Arial.

  3. Cochez la case Respecter la casse.

Si vous avez suivi ces trois étapes, la boîte de dialogue Rechercher et remplacer devrait ressembler à la figure suivante.

Vous n'êtes plus qu'à un clic du  remplacementVous n'êtes plus qu'à un clic du remplacement

Entraînez-vous à effectuer ce remplacement sur le document téléchargé en début de section.

En résumé

  • Pour vous déplacer dans un document, vous pouvez utiliser les touches du pavé numérique, des raccourcis clavier, la souris, la fonctionnalité cliquer-taper, la fonction Atteindre ou l'icône Sélectionner l'objet parcouru.

  • La sélection d'une bande de texte verticale se fait en combinant les actions de la touche Alt du clavier et de la souris.

  • Pour sélectionner un objet graphique, il suffit de cliquer dessus.

  • Les sélections dans un tableau sont un peu particulières. Elles reposent sur l'utilisation de zones de sélection, reconnaissables à l'aspect du pointeur de la souris.

  • Les recherches simples se font dans le volet Navigation. Si elles sont plus complexes, vous utiliserez la boîte de dialogue Rechercher et remplacer.

  • Enfin, les recherches avec remplacement se font dans la boîte de dialogue Rechercher et remplacer, sous l'onglet Remplacer.

Créer un nouveau document Mise en forme du texte et des paragraphes

 

الخطوة الرابعة

Mise en forme du texte et des paragraphes

Arrivés à ce point, vous savez rédiger un document, à partir d'une feuille vide ou en utilisant un modèle, l'enregistrer au format adéquat, faire des sélections, recherches et remplacements. Nous allons maintenant nous intéresser à la mise en forme des éléments textuels.
Dans ce chapitre, vous apprendrez à exploiter les diverses techniques de mise en forme du texte et des paragraphes, en utilisant le Ruban ou le clavier. Vous découvrirez également à quel point la règle horizontale peut se révéler précieuse, en particulier pour réaliser des alignements verticaux ou mettre en place des retraits de paragraphes. Enfin, vous apprendrez à créer des listes à puces et des listes numérotées. À la fin du chapitre, vous saurez même redéfinir les puces et les numéros, au cas où ceux proposés par défaut ne sont pas à votre goût.

Les niveaux hiérarchiques d'un document

Tous les éléments insérés dans un document ne se trouvent pas au même niveau hiérarchique. Eh oui, ici aussi il y a des chefs. Il faudra vous y faire !
Les documents sont organisés suivant quatre niveaux hiérarchiques : caractère, paragraphe, page et section. Quel est, d'après vous, le niveau hiérarchique le plus élevé, c'est-à-dire celui qui impose ses paramètres à tous autres niveaux ?

Le niveau section, bien entendu !
Pour tous ceux qui n'ont jamais entendu parler des sections, ni des autres niveaux hiérarchiques de Word d'ailleurs, voici quelques informations pour vous aider à y voir plus clair. Le niveau :

  • Caractère concerne tous les caractères, mots et lignes de texte du document. Il est utilisé pour définir la police, la taille, la couleur et d'autres attributs de texte.

  • Paragraphe s'applique à tous les paragraphes du document, c'est-à-dire aux blocs de texte qui se terminent par un retour à la ligne volontaire. Il permet de définir l'espacement entre les paragraphes et entre les lignes, le style, le retrait, la trame d'arrière-plan, la bordure et d'autres paramètres complémentaires.

  • Page concerne les pages du document. Il sert à définir les marges, l'orientation, les colonnes, les bordures, les thèmes, les en-têtes et pieds de pages, ainsi que d'autres paramètres qui agissent sur les pages du document.

  • Section permet de diviser le document en plusieurs parties, chacune pouvant posséder une mise en page qui lui est propre.

Dans ce chapitre, nous allons nous intéresser aux deux premiers niveaux.

Mise en forme du texte

La mise en forme du texte se fait généralement dans le Ruban. Cependant, dans un souci d'efficacité, vous pouvez également choisir de mémoriser quelques raccourcis clavier. Cette alternative est d'autant plus appréciable si les documents mis en forme sont longs ou complexes. À vous de trouver un juste milieu entre le Ruban et le clavier…

Quelle que soit la technique utilisée, la mise en forme au niveau caractère concerne toujours le bloc de texte sélectionné.

Mise en forme du texte avec le Ruban

Sous l'onglet Accueil du Ruban, le groupe Police donne accès aux principaux outils de mise en forme au niveau texte (voir figure suivante).

Le groupe Police de l'onglet AccueilLe groupe Police de l'onglet Accueil

Ce groupe contient différentes icônes réparties sur deux lignes.

  • En haut, de gauche à droite : Police, Taille de police, Agrandir la police, Réduire la police, Modifier la casse et Effacer la mise en forme.

  • En bas, de gauche à droite : Gras, Italique, Souligné, Barré, Indice, Exposant, Effets de texte, Couleur de surbrillance du texte et Couleur de police.

La plupart des icônes ont une fonction sans équivoque. Précisons tout de même que :

  • L'icône Supprimer la mise en forme supprime la plupart des attributs de texte tels que police, taille de caractères, gras, italique, souligné et couleur de police. Notez cependant que la couleur de surbrillance est conservée (voir figure suivante).

  • L'icône Effets de texte applique un effet typographique à la sélection (voir figure suivante) :

Suppression de la mise en formeSuppression de la mise en formeLes effets typographiques de l'icône Effets de texteLes effets typographiques de l'icône Effets de texte

La figure suivante représente un même texte avant puis après l'application d'un effet typographique (ici, c'est l'effet situé ligne 3 et colonne 2 qui a été choisi).

Les effets typographiques changent radicalement l'allure du texteLes effets typographiques changent radicalement l'allure du texte

La partie inférieure du menu Effets de texte permet de choisir précisément la couleur, l'ombrage, la réflexion et la lumière appliqués par l'effet. Je vous suggère de passer un peu de temps avec ces options pour avoir une idée plus précise des possibilités qu'elles vous offrent. Pour prévisualiser l'effet d'une option, il suffit de la pointer avec la souris. Dans la figure suivante par exemple, nous modifions la couleur de l'effet en utilisant une des couleurs proposées sous l'entrée Plan.

Modification de la couleur de l'effetModification de la couleur de l'effet

À titre d'exemple, supposons que vous vouliez créer l'effet représenté à la figure suivante. Comment vous y prendriez-vous ?

Saurez-vous reproduire cet effet ?Saurez-vous reproduire cet effet ?

  1. Écrivez « Un effet typographique » (peu importe la casse des caractères).

  2. Sélectionnez ce texte et appliquez-lui le dernier effet (colonne 5, ligne 4) du menu Effets de texte.

  3. Cliquez sur Effets de texte, pointez Plan et cliquez sur la couleur rouge.

  4. Cliquez sur Effets de texte, pointez Réflexion et cliquez enfin sur Pleine réflexion, décalage 8 points.

  5. Pour finir, cliquez sur Effets de texte, pointez Lumière et choisissez Orange accentuation 6, 11 points.

Si vous vous sentez l'âme créative, Word va permettre au graphiste qui dort en vous de s'exprimer en définissant vos propres effets « à la main ». Entrez quelques mots, sélectionnez-les, cliquez sur la flèche à droite de l'icône Couleur de police, pointez l'entrée Dégradé et cliquez sur Plus de dégradés. Cette commande donne accès à la boîte de dialogue Effets de mise en forme d'un texte (voir figure suivante), dans laquelle vous pourrez définir précisément tous les effets souhaités :

  • Remplissage du texte : couleur ou dégradé de remplissage du texte ;

  • Contour du texte : trait plein, dégradé ou aucun contour ;

  • Style de mode plan : style de ce texte lors de l'affichage en mode Plan ;

  • Ombre : ombrage du texte, prédéfini ou paramétré manuellement ;

  • Réflexion : réflexion du texte, prédéfinie ou paramétrée manuellement ;

  • Éclat des contours adoucis : paramétrage des contours ;

  • Format 3D : définition d'un biseau, d'une profondeur et d'un effet de surface sur le texte.

Personnalisation de la mise en forme du textePersonnalisation de la mise en forme du texte

La figure suivante donne un exemple de ce que vous pourrez réaliser avec cette boîte de dialogue. Ici, la police utilisée est Ravie, en corps 72.

Un exemple de personnalisation de la mise en forme du texteUn exemple de personnalisation de la mise en forme du texte

Dans la partie inférieure droite du groupe Police, une petite icône donne accès à la boîte de dialogue Police (voir figure suivante).

La boîte de dialogue PoliceLa boîte de dialogue Police

Cette boîte de dialogue reprend les réglages du groupe Police et les complète en proposant :

  • plusieurs types et couleurs de soulignement ;

  • les attributs barré double, petites majuscules, majuscules et masqué ;

  • une zone d'aperçu ;

  • un accès à la boîte de dialogue Effets de mise en forme d'un texte.

La boîte de dialogue Effets de mise en forme d'un texte, quant à elle, permet d'accéder précisément aux paramètres de mise en forme typographiques (voir figure suivante).

Personnalisation des effets de mise en formePersonnalisation des effets de mise en forme

Vous utiliserez ces deux boîtes de façon ponctuelle, pour appliquer des réglages qui ne sont pas accessibles directement depuis le Ruban.

Mise en forme du texte avec le clavier

Si l'utilisation de raccourcis clavier ne vous rebute pas, je vous conseille de mémoriser quelques-uns des raccourcis présentés dans le tableau suivant. Vous vous rendrez vite compte à quel point ils sont rapides et puissants.

Effet

Raccourci

Changer la police

Ctrl + Maj + P

Changer la taille de la police

Ctrl + Maj + E

Augmenter la taille de la police d'un point

Ctrl + Maj + <

Diminuer la taille de la police d'un point

Ctrl + <

Majuscule

Ctrl + Maj + A

Gras

Ctrl + G

Souligné

Ctrl + U

Double souligné

Alt + Ctrl + U

Italique

Ctrl + I

Petites majuscules

Ctrl + Maj + K

Indice

Ctrl + =

Exposant

Ctrl + Maj + +

Règles et tabulations

Bien qu'elles souvent mal utilisées ou parfois même ignorées, les règles et les tabulations représentent des outils de choix pour peaufiner la mise en page d'un document.

Pour suivre les techniques exposées dans cette section, je vous conseille de télécharger le document regles.docx puis de l'ouvrir dans Word.

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À quoi servent les règles ?

Les règles sont affichées dans les parties gauche et supérieure du document en mode d'affichage Page. Elles permettent de visualiser les éléments qui composent le document, tels qu'ils seront imprimés (voir figure suivante).

Les règlesLes règles

L'importance de cette fonctionnalité devient vite évidente lorsque l'on doit positionner horizontalement ou verticalement certains éléments sur une page.
Imaginez par exemple que vous cherchiez à rédiger une lettre comportant l'adresse de votre contact et destinée à être expédiée dans une enveloppe à fenêtre, comme illustré à la figure suivante.

La position de l'adresse doit correspondre à la fenêtre de l'enveloppeLa position de l'adresse doit correspondre à la fenêtre de l'enveloppe

Imaginez encore que vous deviez réaliser un document publicitaire à trois volets, aussi appelé « triptyque ». Les éléments doivent être parfaitement positionnés dans les trois zones rectangulaires sous peine de se trouver en plein milieu d'une pliure. Eh bien grâce aux règles, rien de plus simple !

Les exemples ne manquent pas et je suis sûr que vous comprenez mieux l'importance des règles. Vous pouvez très bien vous en passer… jusqu'au jour où elles seront indispensables pour un document dont la mise en page doit être millimétrée.

Afficher ou cacher les règles

Si les règles ne sont pas apparentes, sélectionnez l'onglet Affichage dans le Ruban et cochez la case Règle dans le groupe Afficher.
Il suffit bien entendu de décocher cette même case pour faire disparaître les règles.

Des tabulations, pour quoi faire ?

Les règles ne servent pas qu'à prévisualiser la position des éléments sur les pages : elles sont également très utiles pour régler des tabulations. Je serais curieux de savoir combien d'entre vous, chers lecteurs, pensent qu'il suffit d'utiliser des espaces pour aligner verticalement plusieurs données textuelles. Une grande majorité certainement…
Dans l'exemple qui suit, des données textuelles sont alignées visuellement en insérant plusieurs espaces. Tout semble bien se passer jusqu'à ce que l'on décide de changer la graisse des caractères en cliquant sur l'icône Gras du Ruban ou que l'on choisisse une autre police (voir figure suivante) !

L'alignement vertical n'est pas respectéL'alignement vertical n'est pas respecté

Dans cette copie d'écran, les espaces et sauts de la ligne ont été mis en évidence en cliquant sur l'icône Afficher tout (groupe Paragraphe, onglet Accueil du Ruban).

Mais alors, est-il possible d'éviter ce problème ?

Oui bien sûr… en utilisant des tabulations.
Dans l'exemple précédent, chaque série d'espaces a été remplacée par une tabulation. Pour cela, nous avons tour à tour sélectionné chaque suite d'espaces puis appuyé sur la touche Tab du clavier, comme illustré à la figure suivante.

La touche Tab du clavierLa touche Tab du clavier

La figure suivante représente le résultat. Ici encore, nous avons cliqué sur l'icône Afficher tout à des fins de démonstration.

Les séries d'espaces ont été remplacées par des tabulationsLes séries d'espaces ont été remplacées par des tabulations

Je sens que vous n'êtes pas convaincus du résultat. Eh bien, sélectionnez la totalité du texte et cliquez sur la règle horizontale, aux alentours des 4 centimètres. Comme le montre la figure suivante, les données sont maintenant alignées verticalement.

L'alignement vertical est parfaitL'alignement vertical est parfait

Maintenant, changez la graisse et la police du bloc de texte. Comme le montre la figure suivante, les données sont toujours alignées.

La graisse et la police ont été modifiéesLa graisse et la police ont été modifiées

Les plus observateurs d'entre vous auront certainement remarqué qu'après le changement de police, le nombre de ventes des cartes graphiques n'est pas aligné avec les autres données numériques. Ceci est dû à la position de la tabulation. Sélectionnez le bloc de texte avant de décaler la tabulation d'un centimètre vers la droite en utilisant la technique de glisser-déposer de Windows et le problème est réglé (voir figure suivante).

Maintenant, l'alignement vertical est parfaitMaintenant, l'alignement vertical est parfait

Par défaut, les tabulations sont alignées à gauche. Cela signifie que le texte qui suit la tabulation vient s'y caler par son côté gauche. Parfois, il est préférable d'utiliser d'autres types de tabulations. Dans l'exemple de la figure suivante, quel type de tabulation vous semble le plus approprié ?

Plusieurs types de tabulations peuvent être utilisésPlusieurs types de tabulations peuvent être utilisés

Les tabulations avec alignement décimal sont certainement les mieux adaptées à ce cas précis car les sommes en euros apparaissent clairement, indépendamment du nombre de décimales.
Dans d'autres situations, les tabulations à gauche, à droite ou centrées pourront davantage mettre en valeur les données. À vous de vous adapter en fonction du contexte.

J'allais oublier quelque chose d'essentiel…
Pour choisir le type d'une tabulation, vous devez cliquer autant de fois que nécessaire sur l'icône située à gauche de la règle horizontale puis cliquer sur la règle à l'endroit où vous voulez positionner la tabulation, comme indiqué à la figure suivante.

Insertion d'une tabulation dans le documentInsertion d'une tabulation dans le document

Avant de clore cette section sur les tabulations, je voudrais vous présenter un dernier détail, qui peut parfois se révéler bien utile. Si vous faites un double-clic sur la règle, une boîte de dialogue intitulée Tabulations s'ouvre (voir figure suivante). Vous pouvez l'utiliser pour définir plusieurs tabulations d'une seule traite.

La boîte de dialogue TabulationsLa boîte de dialogue Tabulations

Entrez la position de la première tabulation dans le champ Position, sélectionnez le type d'alignement souhaité puis cliquez sur Définir. Recommencez ainsi pour définir autant de tabulations que nécessaire.

Dans la partie inférieure de la boîte de dialogue, remarquez le groupe d'options Points de suite. Vous pouvez l'utiliser pour définir une liaison entre le texte qui précède la tabulation et le taquet de tabulation. La figure suivante illustre les quatre types de points de suite disponibles : aucun, pointillés, tirets et caractères de soulignement.

Les quatre types de points de suite de WordLes quatre types de points de suite de Word

Lorsque vous appuyez sur la touche Tab du clavier, une tabulation est insérée à droite du point d'insertion. Cette tabulation se cale sur le prochain taquet disponible. Par défaut, les taquets sont définis tous les 1,25 cm. Si nécessaire, utilisez la boîte de dialogue Tabulations pour choisir un autre espacement.

Une fois que toutes les tabulations ont été définies, cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Tabulations.

Mise en forme des paragraphes

Pour vous entraîner sur les exemples de cette section, je vous suggère de télécharger le document paragraphes.docx et de l'ouvrir dans Word.

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Un paragraphe est un bloc de texte terminé par un saut de ligne volontaire, en d'autres termes, lorsque l'on appuie sur la touche Entrée du clavier. Les paragraphes contiennent des lettres, des mots et des phrases. Tout ce qui a été dit précédemment quant à la mise en forme des caractères reste donc valable. Par contre, de nouvelles règles de mise en forme apparaissent. Nous allons les passer en revue dans cette section.

Alignement des paragraphes

L'alignement d'un paragraphe détermine la façon dont le texte se cale sur les marges gauche et droite du document (voir figure suivante). Word propose quatre alignements :

  • à gauche : texte aligné à gauche et flottant à droite ;

  • centré : texte centré sur la page, flottant à gauche et à droite ;

  • à droite : texte aligné à droite et flottant à gauche ;

  • justifié : le texte est aligné à gauche et à droite sur les marges du document.

Les quatre alignements possibles dans WordLes quatre alignements possibles dans Word

Pour choisir l'alignement des paragraphes sélectionnés ou du paragraphe dans lequel se trouve le point d'insertion, cliquez sur l'une des icônes d'alignement du Ruban (sous l'onglet Accueil, dans le groupe Paragraphe du Ruban), comme indiqué à la figure suivante.

Les icônes d'alignement du RubanLes icônes d'alignement du Ruban

Vous trouverez dans le tableau ci-après les raccourcis clavier équivalents. L'effet est appliqué sur la sélection ou le paragraphe où se trouve le point d'insertion.

Raccourci

Effet

Ctrl + Maj + G

Aligner à gauche

Ctrl + E

Centrer

Ctrl + Maj + D

Aligner à droite

Ctrl + J

Justifier

Espacement des lignes et des paragraphes

Il est parfois nécessaire d'espacer ou de resserrer les lignes d'un document entier ou de quelques paragraphes seulement, pour que le texte s'adapte à la taille du support. Si, par exemple, vous êtes amenés à créer des fiches pour présenter des produits, le texte devra remplir au mieux la page : il ne devra pas déborder sur la page suivante ni occuper une place ridicule dans la partie supérieure de la page.
Sélectionnez les paragraphes concernés, cliquez sur l'icône Interligne et espacement de paragraphe (groupe Paragraphe, onglet Accueil du Ruban) et choisissez un des espacements proposés, comme illustré à la figure suivante.

Définition de l'espacement entre les lignesDéfinition de l'espacement entre les lignes

Si les espacements proposés dans le menu ne correspondent pas à votre besoin, cliquez sur Options d'interligne et agissez sur les éléments Interligne et De (voir figure suivante).

Définition personnalisée de l'interligneDéfinition personnalisée de l'interligne

Quelques explications sur les interlignes prédéfinis :

  • Simple : l'espace alloué correspond à la police la plus haute de la sélection. Un espace supplémentaire lui est ajouté pour que les lignes ne se chevauchent pas ;

  • 1,5 ligne : une fois et demie l'interligne simple ;

  • Double : deux fois l'interligne simple ;

  • Au moins : définit l'espace à ajouter, en tenant compte de la plus grande hauteur des lettres de la sélection ;

  • Exactement : interligne dont la taille est spécifiée de manière absolue, sans tenir compte de la taille des caractères ;

  • Multiple : multiple de l'espacement simple. Par exemple, un interligne multiple fixé à 1,20 est 20% plus grand que l'interligne simple.

Les valeurs entrées dans le champ De peuvent être spécifiées en points (pt), centimètres (cm), pouces (in) ou picas (pi).

En pratique, c'est l'option exactement que l'on utilisera le plus souvent. Entrez l'espacement en points dans le champ De en tenant compte de la taille de la police utilisée puis validez en cliquant sur OK.

À titre personnel, lorsque j'effectue des travaux de mise en page de livres, j'utilise souvent cette technique pour « faire tenir » un texte un peu trop long dans une page ou, au contraire, pour « donner de l'air » aux lignes afin d'occuper la totalité de la page lorsque le texte est un peu trop court.

Dans le même ordre d'idées, vous pouvez agir sur l'espace avant et après chaque paragraphe. Sélectionnez les paragraphes concernés puis cliquez sur l'icône affichée dans la partie inférieure droite du groupe Paragraphe. Les réglages s'effectuent dans les champs Avant et Après de la boîte de dialogue Paragraphe, comme indiqué à la figure suivante.

Définition de l'espace avant et après un paragrapheDéfinition de l'espace avant et après un paragraphe

Indentation du texte

Arrivés à ce point dans le livre, vous êtes en mesure de choisir l'espacement des lignes à l'intérieur d'un paragraphe et des paragraphes entre eux. Mais savez-vous qu'il est également possible d'indenter (c'est-à-dire de décaler horizontalement) les paragraphes ?
Par défaut, les paragraphes s'étendent entre les marges gauche et droite du document. Si vous voulez réduire la largeur par défaut de certains paragraphes, vous devez agir sur leur retrait à gauche ou à droite. Le plus simple consiste à utiliser la règle horizontale, comme indiqué à la figure suivante.

La règle permet de modifier la largeur des paragrphesLa règle permet de modifier la largeur des paragrphes

Sélectionnez les paragraphes concernés puis déplacez les marques de retrait de la règle pour obtenir l'effet désiré.
Si la largeur du paragraphe doit être très précise, vous préférerez certainement utiliser la boîte de dialogue Paragraphe. Sélectionnez les paragraphes concernés, cliquez sur la case située dans la partie inférieure droite du groupe Paragraphe puis agissez sur les champs Gauche et Droite, comme indiqué à la figure suivante.

Définition précise des retraits à gauche et à droiteDéfinition précise des retraits à gauche et à droite

Pour faciliter le repérage des nouveaux paragraphes et bien les différencier des lignes à l'intérieur des paragraphes, vous pouvez définir un retrait de première ligne. Sélectionnez les paragraphes concernés puis agissez sur le retrait de première ligne dans la règle horizontale (voir figure suivante).

Utilisation de la règle pour modifier le retrait de première ligneUtilisation de la règle pour modifier le retrait de première ligne

Si le retrait de première ligne doit être très précis, cliquez sur l'icône affichée dans la partie inférieure droite du groupe Paragraphe. Sélectionnez Première ligne dans la liste déroulante De 1re ligne et entrez la valeur du retrait dans le champ De correspondant, comme indiqué à la figure suivante.

Définition précise du retrait de première ligneDéfinition précise du retrait de première ligne

Il est possible d'inverser le retrait en sélectionnant Suspendu dans la liste déroulante De 1re ligne. L'effet obtenu est représenté dans la figure suivante

Le retrait de première ligne a été inverséLe retrait de première ligne a été inversé

Trame d'arrière-plan

L'icône Couleur de surbrillance du texte du groupe Police permet de surligner une zone de texte quelconque. Mais alors, pourquoi Microsoft a-t-il ajouté l'icône Trame de fond dans le groupe Paragraphe ? Si ces deux icônes semblent à première vue avoir le même effet, la deuxième est essentiellement destinée à mettre en avant des paragraphes entiers. D'autre part, elle donne accès à une palette de couleurs plus étendue.
Placez le pointeur dans le paragraphe concerné ou sélectionnez plusieurs paragraphes, cliquez sur la flèche à droite de l'icône Trame de fond et faites votre choix parmi les couleurs par défaut (voir figure suivante).

Choix de la couleur d'arrière-planChoix de la couleur d'arrière-plan

Si nécessaire, cliquez sur Autres couleurs pour accéder à une palette plus étendue. L'onglet Couleurs suffit dans bien des cas. Cependant, vous pourrez utiliser l'onglet Personnalisées pour accéder à une palette de 16 millions de couleurs ou définir la couleur par ses composantes Rouge, Vert et Bleu (voir figure suivante).

La boîte de dialogue Couleurs et son large panel de couleursLa boîte de dialogue Couleurs et son large panel de couleurs

Bordures de paragraphes

Pour mettre en avant un paragraphe, vous pouvez l'encadrer en utilisant l'icône Bordures et trames du Ruban (dans le groupe Paragraphe de l'onglet Accueil du Ruban).
Sélectionnez les paragraphes souhaités, cliquez sur la flèche à droite de l'icône Bordure et trame et faites votre choix dans le menu (voir figure suivante).

Définition de la bordure d'un ou de plusieurs paragraphesDéfinition de la bordure d'un ou de plusieurs paragraphes

Le menu Bordures et trames donne accès à un nombre réduit de bordures. Pour aller plus loin, cliquez sur Bordure et trame dans le menu. Cette commande affiche la boîte de dialogue Bordure et trame, représentée à la figure suivante, dans laquelle vous pouvez choisir les caractéristiques de la bordure : style, couleur, épaisseur, trame de fond, etc.
Ici par exemple, la trame d'arrière-plan et le style de la bordure ont été modifiés.

Définition plus poussée de la bordure et de la trame des paragraphesDéfinition plus poussée de la bordure et de la trame des paragraphes

Lettrines

Les lettrines laissent généralement une impression positive à vos lecteurs. Elles donnent un aspect professionnel à vos écrits et leur confèrent un caractère… intemporel. L'insertion de lettrines dans un document Word étant un vrai jeu d'enfant, vous avez tout intérêt à savoir l'utiliser.
Des deux extraits de texte de la figure suivante, quel est celui que vous remarquez en premier et sur lequel vous revenez plus facilement ? Je suis sûr que c'est le second !

La lettrine fait ressortir le paragrapheLa lettrine fait ressortir le paragraphe

La lettrine utilisée résulte de trois choix successifs :

  • Une police qui correspond au contenu. Ici, la police Edwardian Script m'a semblée bien adaptée à ce récit d'heroïc fantasy.

  • Une mise en forme irréprochable de la lettrine.

  • Un effet typographique sur la lettrine.

Voyons comment mettre en œuvre ces trois étapes.

Étape 1

Le choix de la police se fait en déroulant la liste Police. En effet, vous y trouverez un aperçu de chaque police et il est facile de se faire une idée sur l'allure de la lettrine. Sélectionnez la première lettre du paragraphe concerné puis appliquez-lui la police de votre choix (voir figure suivante).

Choix d'une police de caractèresChoix d'une police de caractères

Étape 2

Pour insérer une lettrine, basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, puis cliquez sur Lettrine dans le groupe Texte et choisissez Dans le texte ou Dans la marge. Si la lettrine a tendance à déborder sur le texte, cliquez sur Lettrine puis sur Options de lettrine, et définissez la hauteur de la lettrine et son éloignement du texte dans la boîte de dialogue Lettrine (voir figure suivante). Cette étape est en particulier importante si la lettrine est affichée en italique ou si la police est cursive.

Insertion d'une lettrineInsertion d'une lettrine

Étape 3

Si nécessaire, sélectionnez la lettrine. Basculez sur l'onglet Accueil du Ruban, cliquez sur l'icône Effets de texte et choisissez un des effets proposés. Il est possible de personnaliser les effets appliqués à la lettrine en utilisant les commandes de la liste déroulante Effets de texte. Au besoin, reportez-vous à la section « Mise en forme du texte avec le Ruban » pour avoir de plus amples informations à ce sujet.

Listes à puces et listes numérotées

Les listes à puces et les listes numérotées sont très pratiques lorsqu'il s'agit d'énumérer plusieurs éléments. Vous utiliserez :

  • une liste à puces ou numérotée lorsque vous avez à énumérer plus de deux éléments ;

  • une liste à puces lorsque l'ordre des éléments n'a aucune importance ;

  • une liste numérotée pour décrire une procédure ordonnée.

Liste à puces

Pour définir une nouvelle liste à puces, cliquez sur la flèche à droite de l'icône Puces (dans le groupe Paragraphe, sous l'onglet Accueil du Ruban) et choisissez une puce dans le menu, comme à la figure suivante.

Choix d'une puce prédéfinieChoix d'une puce prédéfinie

Lorsque vous appuyez sur la touche Entrée pour passer au paragraphe suivant, une puce lui est automatiquement ajoutée, comme illustré à la figure suivante. Pour terminer la liste, appuyez une deuxième fois sur la touche Entrée.

Poursuite et fin d'une liste à pucesPoursuite et fin d'une liste à puces

Si les puces proposées par défaut par Word ne sont pas suffisantes, cliquez sur la flèche à droite de l'icône Puces et choisissez Définir une puce dans le menu. Cette action affiche la boîte de dialogue Définir une nouvelle puce. Vous pouvez cliquer sur Symbole pour utiliser un caractère quelconque d'une des polices installées, comme illustré à la figure suivante.

Choix d'un symbole pour la puceChoix d'un symbole pour la puce

Si vous préférez utiliser des symboles graphiques, cliquez sur Image dans la boîte de dialogue Définir une nouvelle puce et faites votre choix dans la boîte de dialogue Puce graphique, comme à la figure suivante.

Choix d'un symbole graphique pour la puceChoix d'un symbole graphique pour la puce

Vous pouvez également cliquer sur Importer pour utiliser une image quelconque stockée sur votre disque dur.

Si le texte pour lequel vous voulez définir des puces est déjà saisi, il vous suffit de le sélectionner avant d'utiliser l'icône Puces du Ruban. Une puce sera insérée devant la première lettre de chacun des paragraphes sélectionnés.

Si vous utilisez fréquemment des listes à puces traditionnelles, une autre technique me semble plus intéressante : tapez un astérisque puis un espace. L'astérisque se transforme immédiatement en puce.

Listes numérotées

Des techniques similaires permettent d'insérer une liste numérotée dans un document.
Pour créer une nouvelle liste, cliquez sur la flèche à droite de l'icône Numérotation et choisissez un des formats proposés (voir figure suivante).

Choix d'une liste numérotée prédéfinieChoix d'une liste numérotée prédéfinie

Lorsque vous appuyez sur la touche Entrée pour passer au paragraphe suivant, un numéro lui est automatiquement ajouté. Pour terminer la liste numérotée, appuyez une deuxième fois sur la touche Entrée (voir figure suivante).

Poursuite et fin d'une liste numérotéePoursuite et fin d'une liste numérotée

Si les formats de numérotation prédéfinis ne sont pas suffisants, vous pouvez cliquer sur la flèche à droite de l'icône Numérotation et choisir Définir un nouveau format de numérotation dans le menu. Cela ouvre une boîte de dialogue dans laquelle, comme le montre la figure suivante, vous pouvez personnaliser le type, la police et l'alignement de la numérotation.

Personnalisation de la liste numérotéePersonnalisation de la liste numérotée

Si le texte pour lequel vous voulez définir une numérotation est déjà saisi, il vous suffit de le sélectionner avant de cliquer sur l'icône Numérotation du Ruban. Un numéro sera inséré devant la première lettre de chacun des paragraphes sélectionnés.

Si vous utilisez fréquemment des listes numérotées traditionnelles, vous pouvez gagner du temps en utilisant une technique alternative. Tapez 1., 1) ou 1- suivi d'un espace. La frappe se transforme automatiquement en une liste numérotée.

En résumé

  • Les quatre niveaux d'un document sont Caractère, Paragraphe, Page et Section.

  • La mise en forme du texte se fait avec le groupe Police, sous l'onglet Accueil du Ruban. Mais vous pouvez également utiliser quelques raccourcis clavier bien pratiques.

  • Les règles permettent de visualiser les éléments qui composent un document tels qu'ils seront imprimés. La règle horizontale permet également de définir des tabulations pour effectuer des alignements verticaux.

  • Dans Word, les paragraphes peuvent être alignés à gauche, alignés à droite, centrés ou justifiés.

  • Vous pouvez définir l'espacement entre les lignes d'un paragraphe et entre les paragraphes.

  • Le texte d'un paragraphe peut être décalé vers la droite ou vers la gauche. Si nécessaire, la première ligne peut avoir un retrait qui lui est propre.

  • Pour mettre en valeur un paragraphe, vous pouvez modifier sa couleur d'arrière-plan ou sa bordure. Vous pouvez aussi utiliser une lettrine pour attirer l'œil du lecteur.

  • Les listes à puces et numérotées sont définies avec les icônes Puces et Numérotation du Ruban. Si nécessaire, il est possible de redéfinir le symbole utilisé.

Déplacements, recherches et remplacements TP : Rédiger une lettre

 

الخطوة الخامسة

TP : Rédiger une lettre

Vous voici donc arrivés au premier TP !
TP signifie « Travaux Pratiques ». En clair, vous allez pratiquer ce que nous venons de voir. Régulièrement, je vous ferai travailler grâce à ce genre d'exercice et vous allez vite voir que mine de rien, vous en savez des choses.

Évidemment, je ne vous demanderai jamais rien que vous ne soyez capables de faire. Enfin pas vraiment… Il se peut que cela arrive mais dans ce cas, je vous donnerai la marche à suivre pour achever le TP.

Bon, vous êtes prêts ? Alors allons-y !

Instructions pour réaliser le TP

Principe du TP

Zozor, la mascotte du Site du Zéro, est malade et ne peut plus envoyer de messages. Vous vous êtes donc proposés pour le remplacer le temps qu'il se remette. Votre mission d'aujourd'hui, si vous l'acceptez, va consister à écrire une lettre pour informer un membre que son inscription a bien été prise en compte.

Voici quelques points importants de la lettre :

  • Le nom « Le Site du Zéro » qui se trouve dans l'adresse de l'expéditeur devra être écrit en police Arial Black en taille 14 et de couleur Bleu Accentuation 1.

  • Le reste de l'adresse de l'expéditeur devra être aligné à gauche.

  • Je vous laisse choisir la police de la signature. Attention cependant : essayez d'en choisir une qui ressemble à un texte manuscrit (pour ma part, j'ai choisi « Segoe Print »). La taille des caractères sera fonction de la police utilisée.

  • Tout le reste de la lettre devra être rédigé en police Times New Roman en taille 12 et justifié.

À la fin, vous devriez obtenir quelque chose de comparable à la figure suivante.

Le résultat finalLe résultat final

Pour réussir à mettre en page correctement cette lettre, voici ce dont vous allez avoir besoin :

  • savoir insérer des majuscules accentuées ;

  • utiliser plusieurs polices et tailles de caractères ;

  • mettre en forme du texte en utilisant les groupes Police et Paragraphe du Ruban ;

  • passer en gras certains mots ;

  • modifier l'indentation des paragraphes ;

  • modifier l'espace vertical avant certains paragraphes ;

  • insérer une image ;

  • créer un pied de page.

Normalement, mis à part les deux derniers points, cela ne devrait pas vous poser trop de problèmes. Dites-vous que, de toute façon, vous pouvez à tout moment relire un chapitre que nous avons vu ensemble.

Oui, mais nous on fait comment pour insérer une image et créer un pied de page ? Parce qu'on aura beau relire les chapitres précédents, la marche à suivre ne s'y trouve pas !

Ne vous inquiétez pas, je suis là pour vous aider.

Insérer une image

Le logo utilisé dans la lettre représente Zozor (voir figure suivante), la mascotte du Site du Zéro. Enregistrez l'image sur votre disque dur afin de pouvoir l'utiliser.

Zozor, la mascotte du Site du ZéroZozor, la mascotte du Site du Zéro

Pour télécharger cette image, faites un clic droit dessus, puis Enregistrer l'image sous..., et choisissez le dossier où vous souhaitez l'enregistrer.

Une fois l'image enregistrée :

  1. Placez le point d'insertion où vous souhaitez voir apparaître l'image.

  2. Sélectionnez l'onglet Insertion dans le Ruban.

  3. Cliquez sur l'icône Image dans le groupe Illustrations.

  4. Faites un double-clic sur l'image pour l'insérer dans le document.

Nous reviendrons, dans un autre chapitre, sur la gestion des images.

Créer un pied de page

Pour insérer un pied de page, faites un double-clic sur le pied de page. Une étiquette Pied de page y apparaît et le reste du document se grise. Écrivez alors le texte dans votre pied de page et mettez-le en forme (dans notre cas, il est centré) pour obtenir quelque chose de comparable à la figure suivante.

Le pied de page centréLe pied de page centré

Faites un double-clic dans le corps du document pour quitter l'édition du pied de page.

Voilà, vous savez tout. Maintenant, c'est à vous de jouer. Pendant ce temps, je vais aller me reposer un peu. Je l'ai bien mérité.

N'oubliez pas ce que je vous ai conseillé au chapitre 2 : écrivez votre texte « au kilomètre » et mettez-le en forme après.

Correction

3… 2… 1… TERMINÉ ! Il est grand temps de corriger.

Vous devriez tous avoir à peu près réussi. Quoi qu'il en soit, voici ma correction.

Adresses

Il y a deux adresses à faire figurer dans notre lettre : celle du Site du Zéro et celle du membre à qui on envoie la lettre.

Positionner la première n'est pas difficile : elle est déjà en place. Cependant, n'oubliez pas que « Le Site du Zéro » doit être en Arial Black 14, couleur Bleu Accentuation 1. Il faut donc sélectionner ce bloc de texte puis lui appliquer les bons effets en utilisant les icônes du Ruban.

La deuxième adresse est légèrement plus compliquée à placer. En utilisant la règle horizontale, il faut définir un retrait de 11,5 cm sur les trois lignes correspondantes.

Le corps de la lettre

Il y a trois choses importantes pour la mise en forme du corps de notre lettre : la justification, les tabulations et la liste à puces.

Pour justifier les paragraphes de la lettre, il suffit de les sélectionner puis de leur appliquer la mise en forme adéquate grâce à l'icône correspondante du Ruban ou d'appuyer simultanément sur Ctrl + J.

Pour les indentations au début de chaque paragraphe, il faut définir un retrait de 1cm en utilisant le curseur Retrait de la première ligne de la règle horizontale (voir figure suivante).

Définition d'une indentation de 1 cm au début de chaque paragrapheDéfinition d'une indentation de 1 cm au début de chaque paragraphe

Pour la liste à puces, sélectionnez les paragraphes compris entre « Cours… » et « Boutique… » (inclus) puis cliquez sur l'icône Puces. Pour terminer, sélectionnez le premier mot de chacun de ces paragraphes et cliquez sur Gras, comme indiqué à la figure suivante.

Définition de la liste à pucesDéfinition de la liste à puces

La signature

Je vous avais dit de choisir vous-mêmes la police de votre signature et donc sa taille. Cependant, vous ne pouviez pas passer à côté de l'élément essentiel ici : elle doit être alignée à droite. Pour ce faire, rien de plus simple : sélectionnez cette signature, puis cliquez sur l'icône Aligner le texte à droite du groupe Paragraphe du Ruban.

Pour l'image, comme énoncé plus haut, sélectionnez l'onglet Insertion dans le Ruban, cliquez sur l'icône Image dans le groupe Illustrations, puis faites un double-clic sur l'image pour l'insérer dans le document.

Le pied de page

Alors, elle n'est pas belle notre lettre ? Mais vous ne trouvez pas qu'il y manque quelque chose ? Mais oui, suis-je bête : le pied de page ! Ce sont les petits détails qui font toute la différence.

Faites un double-clic dans l'extrémité inférieure de la page, c'est-à-dire dans le pied de page. Entrez le texte « Le Site du Zéro - http://www.siteduzero.com », puis basculez sur l'onglet Accueil du Ruban afin de cliquer sur l'icône Centrer dans le groupe Paragraphe.

Et voilà, vous avez terminé vote lettre. Vous êtes venus à bout de ce premier TP. Vous êtes prêts à passer à la suite. En attendant, je vous mets à disposition mon fichier, pour pouvoir comparer avec le votre.

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Mise en forme du texte et des paragraphes Utilisation des styles

 

الخطة السادسة

Utilisation des styles

Pour faciliter la mise en forme de documents, rien de tel que les styles. Facilement accessibles dans le Ruban ou dans un volet affiché à côté du document, ils permettent d'uniformiser en un tournemain les différents éléments qui constituent le document.
Dans ce chapitre, vous allez apprendre à exploiter les styles rapides et les styles de titres (Titre 1, Titre 2, etc.) et vous comprendrez pourquoi il est important de les utiliser. Vous saurez également comment visualiser les styles utilisés dans vos documents. Dans certains cas, les styles fournis par défaut ne sont pas suffisants. Vous découvrirez alors comment modifier les styles existants, voire même comment créer vos propres styles. Vous verrez enfin comment attacher un ensemble de styles à un document ou à un modèle particulier. Dans le deuxième cas, tous les documents qui utilisent ce modèle auront accès aux styles qui lui sont attachés.

Première approche des styles

Cette section va vous montrer pourquoi vous avez tout intérêt à utiliser des styles dans vos documents. Vous y découvrirez également les diverses façons de les mettre en œuvre et les erreurs à ne pas commettre.

Avant tout, je vous invite à télécharger le document styles.docx et à l'ouvrir dans Word. Vous pourrez utiliser ce document pour vous entraîner durant ce chapitre.

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Les styles rapides

Mais au fait, c'est quoi un style ?

Pour schématiser, c'est un paquet qui rassemble diverses caractéristiques de mise en forme, comme la police, la taille des caractères, leur couleur, le mode d'alignement et autant d'autres caractéristiques que nécessaire. Un style s'applique au texte sélectionné ou au paragraphe dans lequel se trouve le point d'insertion.
Plusieurs styles prédéfinis sont disponibles dans la palette Styles rapides du Ruban (sous l'onglet Accueil, dans le groupe Style). Le nombre de styles directement accessibles dépend de la largeur de la fenêtre (voir figure suivante).

Cette largeur de fenêtre autorise l'accès direct à trois stylesCette largeur de fenêtre autorise l'accès direct à trois styles

Pour accéder aux autres styles, il suffit de cliquer sur l'icône Autres, comme indiqué à la figure suivante.

L'icône Autres donne accès aux autres stylesL'icône Autres donne accès aux autres styles

Les styles sont importants car ils permettent d'uniformiser un document en appliquant les mêmes caractéristiques de mise en forme aux éléments qui le composent. De cette manière, ils créent une identité visuelle forte et rassurante pour le lecteur. Ainsi, tous les titres auront un aspect similaire et tous les textes utiliseront la même police et le même alignement.

Bien utiliser les styles de titres

Les styles de titres (Titre 1, Titre 2, Titre 3, etc.) ont un intérêt particulier : ils permettent d'organiser le contenu d'un document en utilisant le mode d'affichage Plan. À titre d'exemple, la figure suivante représente un extrait du livre que vous êtes en train de lire, affiché en mode Plan.

Un exemple d'affichage en mode PlanUn exemple d'affichage en mode Plan

Seuls les niveaux de titres (ici Titre 1, Titre 2 et Titre 3) apparaissent. Le texte qui compose les différentes sections est caché. Si nécessaire, vous pouvez remanier le document en déplaçant les différents niveaux de titre. Vous en saurez plus à ce sujet en consultant la section « Mise en œuvre du mode plan dans les longs documents ».

Les styles incontournables

Comme nous venons de le voir, les styles de titres occupent une place de choix dans les styles rapides. Quelques autres styles sont dignes d'intérêt :

  • Normal : style utilisé par défaut dans les nouveaux documents ;

  • Emphase pâle et Emphase intense : mise en avant d'un bloc de texte ;

  • Référence pâle et Référence intense : détache un bloc du reste du texte.

La figure suivante représente un même paragraphe mis en forme tour à tour avec les styles rapides Normal, Citation intense, Titre 3 et Référence pâle.

Un même paragraphe basé sur plusieurs stylesUn même paragraphe basé sur plusieurs styles

Connaître le style utilisé dans un paragraphe

Le style du paragraphe dans lequel se trouve le point d'insertion apparaît dans la palette Styles rapides du Ruban… à condition que l'icône du style en question soit visible. Pour ce faire, vous devrez peut-être cliquer une ou plusieurs fois sur les flèches de défilement jusqu'à ce que le style du paragraphe apparaisse, comme indiqué à la figure suivante.

Défilement de la liste pour atteindre le style souhaitéDéfilement de la liste pour atteindre le style souhaité

Quelle perte de temps ! Est-ce que je vais devoir utiliser cette technique pour connaître le style de chaque paragraphe ?

Heureusement non ! Vous pouvez également afficher la Barre Appliquer les styles, sur le côté droit du document ou le Volet de zone de style, sur le côté gauche du document.

Cliquez sur l'icône Autres dans l'onglet inférieur droit de la palette Styles rapides et, dans le menu, sélectionnez Appliquer les styles. La barre Appliquer les styles est immédiatement affichée dans la partie droite de la fenêtre.
Le style du paragraphe dans lequel se trouve le point d'insertion est affiché dans la liste déroulante Nom de style. Cette même liste permet d'appliquer le style de votre choix au paragraphe dans lequel se trouve le point d'insertion ou au bloc de texte sélectionné (voir figure suivante).

La Barre Appliquer les stylesLa Barre Appliquer les styles

Cette barre est bien pratique mais j'aimerais visualiser tous les styles sans être obligé de dérouler une liste. Est-ce que je dois contacter Microsoft et leur demander d'inclure cette possibilité dans la prochaine version de Word ?

Cette fonctionnalité est déjà présente dans Word. Il vous suffit de cliquer sur l'icône Styles, dans l'angle inférieur droit du groupe Style, pour afficher la barre Styles (voir figure suivante).

La barre StylesLa barre Styles

Le nombre de styles affichés ne dépend que de la hauteur de la fenêtre. Si le style du paragraphe courant ou de la sélection est visible dans la barre Styles, il apparaît entouré d'un rectangle de couleur bleue. Dans le cas contraire, vous devrez déplacer la zone de visualisation des styles pour le faire apparaître.
La barre Styles est certes plus fonctionnelle que la barre Afficher les styles, mais elle reste imparfaite, en particulier sur les écrans de petite taille.

Il existe une troisième possibilité qui consiste à afficher un volet complémentaire dans la partie gauche de la fenêtre. Cliquez sur Fichier puis sur Options. Sélectionnez l'onglet Options avancées et faites apparaître le paramètre Largeur du volet de zone de style, comme indiqué à la figure suivante. Entrez une valeur non nulle dans la zone de texte correspondante et validez en cliquant sur OK.

Définition de la largeur du volet de zone de styleDéfinition de la largeur du volet de zone de style

Comme le montre la figure suivante, vous pouvez maintenant connaître le style de chaque paragraphe d'un simple coup d'œil.

Les styles de tous les paragraphes sont affichés dans le volet de zone de styleLes styles de tous les paragraphes sont affichés dans le volet de zone de style

Ce volet a deux inconvénients :

  • il n'est affiché que dans les modes Brouillon et Plan ;

  • il diminue l'espace réservé à l'affichage du document.

Personnellement, j'utilise un écran de 22 pouces de diagonale, 16/10 pour les connaisseurs. Sa surface est suffisante pour permettre l'affichage simultané du volet de zone de style et de la Barre de styles. En fonction de la taille de votre écran, c'est à vous de choisir si vous voulez afficher une barre, deux barres, le volet de zone de style…

Modifier des styles existants

Les styles par défaut (c'est-à-dire ceux proposés dans Word) conviennent dans de nombreux cas mais, si cela vous intéresse, sachez qu'il est possible de les modifier. Cette modification peut concerner un seul document, un groupe de documents ou tous les documents.

Je vous invite à télécharger le document styles2.docx et à l'ouvrir dans Word. Vous pourrez ainsi vous entraîner aux techniques décrites dans cette section.

Télécharger le fichier

Modifier rapidement un style existant dans le document en cours d'édition

Cliquez avec le bouton droit sur le style à modifier dans la palette Styles rapides et, dans le menu contextuel, choisissez Modifier. Cette action ouvre la boîte de dialogue Modifier le style, représentée à la figure suivante.

La boîte de dialogue Modifier le styleLa boîte de dialogue Modifier le style

Modifiez un ou plusieurs paramètres dans cette boîte de dialogue puis cliquez sur OK. Le style est immédiatement modifié en conséquence et appliqué, le cas échéant, aux paragraphes qui l'utilisaient dans le document.

À titre d'exemple, modifiez les caractéristiques du style Normal dans le document styles2.docx, que vous venez de télécharger. Voici les nouvelles caractéristiques du style Normal : police Comic sans MS, couleur rouge. Les deux paragraphes de style Normal doivent être immédiatement affectés, comme dans la copie d'écran de la figure suivante.

Tous les paragraphes de style Normal sont immédiatement affectésTous les paragraphes de style Normal sont immédiatement affectés

Plus loin dans la modification des caractéristiques d’un style

La boîte de dialogue Modifier le style rassemble les réglages les plus courants. Si vous voulez aller plus loin, vous pouvez cliquer sur le bouton Format, dans la partie inférieure gauche de la boîte de dialogue et choisir une des entrées proposées :

  • Police : paramètres complémentaires relatifs aux polices, tels que le soulignement, l'espacement des caractères, le décalage vers le haut ou vers le bas, etc. ;

  • Paragraphe : retrait, espacement, alignement ;

  • Tabulations : tabulations prédéfinies pour le style ;

  • Bordure : bordure et trame de fond du style ;

  • Langue : langue par défaut du style ;

  • Cadre : mode d'habillage du texte ;

  • Numérotation : numérotation dans le style ;

  • Touche de raccourci : touche de raccourci pour affecter le style à la sélection ;

  • Effets de texte : effets de mise en forme du texte.

Ce que vous avez appris jusqu'ici ne vous permet pas encore d'utiliser certains de ces réglages mais rien ne vous empêche de faire quelques essais dans un document Word quelconque. Par exemple, vous pouvez définir un retrait de première ligne en cliquant sur Format puis sur Paragraphe, ou encore affecter un raccourci clavier à un style en cliquant sur Format puis sur Touche de raccourci.

Créer ses propres styles

Vous savez maintenant modifier les styles existants. Que diriez-vous de créer vos propres styles ? Cela n'a rien de sorcier, rassurez-vous ! Quatre étapes suffisent :

  1. Saisissez un paragraphe de texte.

  2. Utilisez le Ruban pour mettre en forme ce paragraphe. Par exemple, modifiez la police, la taille des caractères, la couleur des caractères et l'alignement en utilisant les groupes Police et Paragraphe de l'onglet Accueil.

  3. Placez le point d'insertion dans ce paragraphe. Cliquez sur l'icône Styles (dans l'angle inférieur droit du groupe Style, sous l'onglet Accueil) pour afficher le volet Styles, puis cliquez sur l'icône Nouveau style, dans la partie inférieure du volet Styles (voir figure suivante).

  4. Cette action ouvre la boîte de dialogue Créer un style à partir de la mise en forme, représentée figure suivante. Donnez un nom au nouveau style et validez en cliquant sur OK. Le nouveau style est immédiatement ajouté à la palette Styles rapides.

L'icône Nouveau styleL'icône Nouveau styleCette boîte de dialogue permet de créer un nouveau styleCette boîte de dialogue permet de créer un nouveau style

Voyons si vous avez compris…
Tapez quelques mots dans un nouveau paragraphe et modifiez ses caractéristiques comme suit :

  • Police : « Agency FB » (cette police est standard sous Windows 7 mais rien ne vous empêche d'en choisir une autre) ;

  • Taille de caractères : 36 points ;

  • Couleur de caractères : Rouge.

Enregistrez ce style sous le nom Agency Rouge. Vous devriez obtenir un résultat similaire à celui de la figure suivante :

Le style Agency RougeLe style Agency Rouge

Portée des styles

Dans les sections précédentes, vous avez appris à modifier des styles existants et à créer de nouveaux styles à partir de paragraphes mis en forme. Je ne sais pas si vous avez remarqué la partie inférieure des boîtes de dialogue Modifier le style et Créer un style à partir de la mise en forme, représentée figure suivante.

Où désirez-vous utiliser le nouveau style ?Où désirez-vous utiliser le nouveau style ?

Vous pouvez choisir d'utiliser le style dans le document uniquement ou dans tous les documents basés sur le modèle en cours d'édition.

Modèle ? Mais je suis en train de travailler sur un document, pas sur un modèle !

La notion de style est intimement liée à celle de modèle : chaque modèle contient, entre autres, un certain nombre de styles qui lui sont propres.

  • Lorsque vous créez un nouveau document basé sur un modèle donné, les styles correspondants sont automatiquement chargés et accessibles dans le groupe Styles du Ruban ainsi que dans les barres Style et Appliquer les styles.

  • Lorsque vous créez un nouveau document sans préciser son modèle, c'est le modèle par défaut qui est utilisé.

Ainsi, la portée des styles est celle du modèle qui les contient.

Mais alors, comment créer son propre jeu de styles ?

Trois étapes :

  1. Créez un nouveau document.

  2. Modifiez ou créez des styles dans ce document. À titre d'exemple, modifiez le style Titre 1 en lui affectant les caractéristiques suivantes : Police Comic Sans MS, taille 24 points, souligné, couleur rouge.

  3. Enregistrez le document en tant que modèle. Pour cela :

    • Depuis le menu Fichier, lancez la commande Enregistrer sous ;

    • Dans la liste déroulante Type, choisissez Modèle Word ;

    • Stockez le document dans le dossier Users\utilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Templates, où utilisateur est votre nom d'utilisateur sous Windows (voir figure suivante) ;

    • Validez en cliquant sur Enregistrer.

Enregistrement du modèleEnregistrement du modèle

Une fois le modèle personnel enregistré, vous pouvez créer un ou plusieurs documents basés sur ce modèle :

  • Sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban ;

  • Cliquez sur Nouveau, puis sur Mes modèles ;

  • Désignez le modèle dans la boîte de dialogue Nouveau et validez (voir figure suivante).

Utilisation du nouveau modèleUtilisation du nouveau modèle

Et voilà, vous avez un nouveau document basé sur votre propre modèle. Magique non ?

En résumé

  • Un style rassemble diverses caractéristiques de mise en forme comme la police, la taille des caractères, leur couleur, le mode d'alignement et autant d'autres caractéristiques que nécessaire.

  • Pour appliquer un style à un paragraphe, vous utiliserez la Barre des styles ou la palette Styles rapides du Ruban.

  • Le volet de zone de style est affiché dans les modes Plan et Brouillon. Il permet de visualiser tous les styles utilisés dans un document.

  • Les styles existants peuvent être modifiés et vous pouvez créer vos propres styles.

  • Les styles peuvent être attachés à un document ou à un modèle.

TP : Rédiger une lettre Mise en forme du document

 

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التعديل الأخير تم: 04/11/2015